Kartanon 1. kerros ja pihan viljamakasiini ovat olleet pääosin tyhjillään keväästä 2023 sen jälkeen, kun kahvilayritys päätti toimintansa tiloissa. Tilojen käytölle päätettiin etsiä uudenlaista ratkaisua, jotta arvokas kartanomiljöö saadaan hyödynnettyä kuntalaisten iloksi parhaalla mahdollisella tavalla. Kunta laati tilojen tulevasta käytöstä ehdotukset, joista tekninen valiokunta päätti.

Kuntalaiskyselyn tulokset

Kuntalaiset sekä yritykset ja yhdistykset saivat osallistua konseptisuunnitteluun vastaamalla kesällä 2023 järjestettyyn kyselyyn. Kyselyyn vastasi yhteensä 32 yksityishenkilöä ja 5 yrittäjää/yhdistystä. Yrittäjistä kaksi oli oikeasti kiinnostuneita tilavuokrauksesta ja he ovat jo kunnan yhteistyökumppaneita. Rakennuksessa järjestettiin kyselyn aikana myös kaksi tilanäyttöä, joihin tuli yhteensä kaksi henkilöä paikalle.

Kootusti kuntalaisten toiveena oli päärakennuksen 1.kerroksen osalta, että sitä hyödynnettäisiin harraste-, opisto- ja/tai kulttuurikäyttöön. Rakennukseen toivottiin runsaasti edelleen myös kahvila- ja ravintolatoimintaa. Vastaavanlaisia toimintoja toivottiin myös viljamakasiiniin. Tarkemmat kyselyn tulokset ovat luettavissa sipoo.fi:ssä tästä linkistä (endast på finska).

Kokoustiloja sisäiseen käyttöön ja toimintatilaa

Konseptisuunnittelussa käytiin pohjakerroksen tilojen osalta läpi monia eri vuokrausskenaarioita. Näihin ideoita otettiin muun muassa kuntalaiskyselyn tuloksista.

Haastetta suunnitteluun toi tilojen layout, WC-tilojen sijoittuminen ja esteettömyysasiat. Moni ehdotuksista olisi myös vaatinut mittavan rahallisen investoinnin tilojen korjaus- ja muutostöihin. Esimerkiksi toivotut juhlatilakäyttö tai ravintolatoiminta olisivat vaatineet merkittäviä investointeja tilaan.

Rakennuksen sijainnin mukanaan tuomat haasteet piti myös huomioida. Jatkuvan asiakasvirran saaminen rakennukseen on osoittautunut haastavaksi. Lisäksi syksyllä 2023 tehdyt rakennusakustiset mittaukset asettivat myös uusia rajoitteita esimerkiksi ison salin käytön osalta.

Tekniselle valiokunnalle esiteltiin lopulta seuraavat vaihtoehdot:

0A. Nykyinen tilanne: Tilat pidetään nykyisessä käyttötarkoituksessa ravintola- / kahvilakäytössä. Jatketaan sopivan yrittäjän etsimistä tilaan.

0B. Pilkottu nykytilanne: Tilat pidetään nykyisellään. Tilat pilkotaan kahteen vuokratilaan ja vuokrataan eri yrittäjille. Ylijäävät tilat, joita ei pystytä vuokraamaan, jäävät kunnan hallintaan.

1 Arjen ja vapaa-ajan toimialan toimintaa sekä erillinen toimitila

2 Kokoustilat sisäiseen ja ulkoiseen käyttöön

3 Hybridi kokous- ja juhlatila sisäiseen ja ulkoiseen käyttöön

4 Kokous- ja kulttuuritila sekä liiketila

5 Kokoustilat sisäiseen käyttöön sekä Arjen ja vapaa-ajan toimialan toimintaa kuntalaisille

Sipoon kunnan sisäisillä toimijoilla on suuri tarve saada iso kokous- ja koulutustila käyttöönsä arkisin päiväaikaan. Samanaikaisesti kunnan arjen ja vapaa-ajan toimiala on halukas aloittamaan palvelutarjontaa kuntalaisille Söderkullan kartanossa, mutta toimialalla ei ole kuitenkaan ollut halukkuutta vuokrata koko 1. kerrosta käyttöönsä.

Tilaan ei ole myöskään löytynyt ulkoista vuokralaista, mikä tuki linjausta muuttaa kyseisen kerroksen käyttötarkoitusta ja siirtää tilat sisäisen vuokrauksen piiriin. Tämän takia tekniselle valiokunnalle päädyttiin esittämään toteutettavaksi vaihtoehtoa 5, eli tilojen käyttöä sekä kunnan kokoustiloina että arjen ja vapaa-ajan toimialan toimintaan kuntalaisille. Tekninen valiokunta päätti hyväksyä esityksen.

Samassa valiokunnan kokouksessa päätettiin myös, että Söderkullan kartanon pihassa oleva viljamakasiini vuokrataan arjen ja vapaa-ajan toimitilalle. Kesän 2023 aikana makasiinissa on toiminut jo mm. kotiseutuyhdistyksen näyttelyitä ja POP-UP-kahvila.

Muutoksia coworking-tiloihin ja uusi kokoustila kuntalaisille

Söderkullan kartanossa on parhaillaan käytössä kuntalaisille ja alueen yrittäjille suunnatut coworking-tilat 2. kerroksessa. Tiloihin on lukeutunut kolme huonetta, jotka ovat olleet käytettävissä itsepalveluaikoina. Tiloista saatuihin palautteisiin sekä käyttöasteeseen perustuen on toimintamallia päätetty muuttaa.

Coworking-tilojen kokonaismäärä supistuu kolmesta kahteen ja niiden käyttötapaa eriytetään aiempaa selkeämmin. Toisessa kerroksessa sijaitseva nykyinen Lill-Massbyn tila muutetaan vapaan keskustelun tilaksi. Kolmanteen kerrokseen sijoitetaan vinttihuoneeseen hiljaisen työskentelyn tila. Tähän asti kaikissa coworking-tiloissa on ollut mahdollisuus vapaaseen keskusteluun, ja keskittymistä vaativa työskentely ei välttämättä ole onnistunut.

Coworking-käytöstä vapautuva Hansas-tila (2.kerroksessa) muutetaan yrityshotellikäyttöön tai sisäisesti vuokrattavaksi. Sen vieressä oleva Massby-tila muutetaan varattavaksi kokoustilaksi, jota voi käyttää sekä päivä- että ilta-aikaan. Söderkullan alueella on ilmennyt pulaa kuntalaisille, yhdistyksille ja pienyrittäjille tarjottavista kokoustiloista. Asiasta on myös saatu säännöllisesti palautetta ja uudella varattavalla kokoustilalla pyritään vastaamaan tähän tarpeeseen.

Vuokratasoa tarkistettiin

Teknisen valiokunnan kokouksessa hyväksyttiin Söderkullan kartanon uudeksi vuokratasoksi 1.1.2024 lähtien ulkoisissa vuokrauksissa 14 euroa/maksava neliö /kk (alv 0 %) ja sisäisissä vuokraukset siivouksella 16 euroa /maksava neliö/kk (0 %).

Rakennuksen olemassa olevat vuokrasopimukset uusitaan uuden vuokratason mukaisiksi. Ensimmäinen vuokrantarkistus näihin hintoihin tehdään vuonna 2025. Rakennuksen vuokria tarkistettiin alaspäin, koska vuokrahinnat olivat nousseet kohtuuttomasti indeksikorotusten takia.

Aikataulu päätösten toteuttamiselle

Söderkullan kartanon 1. kerroksen osalta käynnistetään alkuvuonna 2024 tarkempi tilasuunnittelu, jossa jokaiseen huoneeseen päätetään niiden toiminnot sekä tehdään kalustesuunnitelmat. Samassa yhteydessä muodostuu arjen ja vapaa-ajan toimialan palvelulinjaukset. Lisäksi päätetään korjattavat tilaosuudet, teetetään korjaussuunnitelmat ja pyydetään urakkatarjoukset.

Varsinaiset muutos- ja korjaustyöt tiloissa toteutetaan, kun niihin saadaan erillinen rahoitus kunnan investointirahoituksesta. Tästä johtuen tilojen käyttöönottoaikataulu ei ole vielä selville.

Coworking-tiloihin kohdistuvat muutokset toteutetaan kevään-kesän 2024 aikana. Muutostöiden aikana tilat tulevat olemaan poissa käytöstä noin kaksi kuukautta. Tarkemmasta muutosajankohdasta ilmoitetaan ovitiedottein ja coworking-tilojen nettisivuilla.

Uusi kokoustila 2. kerroksessa on tarkoitus ottaa käyttöön syksyllä 2024. Tila on tämän jälkeen varattavissa kunnan Timmi-tilavarausjärjestelmän kautta.

Viljamakasiiniin ei tehdä muutos- tai korjaustöitä tässä vaiheessa. Arjen ja vapaa-ajan toimiala jatkaa tiloissa kausiluontoista toimintaansa ja tiedottaa tilassa järjestettävissä tapahtumista erikseen.