Tietopyynnöt

Julkisuuslain mukaiset tietopyynnöt

Kunnan toiminta perustuu julkisuusperiaatteeseen, mikä tarkoittaa, että kunnan asiakirjat ja muut tallenteet ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen rajoitettu. Jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjasta viranomaisen julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, tietopyyntöä ei tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjällä ole velvollisuutta kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia sähköisessä asiointipalvelussa, sähköpostitse, puhelimitse, kirjeitse tai suullisesti.

Tietopyyntö tulee yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytyminen helpottuu. Kunta voi pyytää sinua rajaamaan ja tarkentamaan pyyntöäsi. Kunnalla ei ole velvollisuutta yhdistellä asiakirjoja tai laatia pyynnöstä uusia asiakirjoja.

Tietopyyntö viranomaisen henkilörekisteristä

Kunta voi luovuttaa muiden henkilötietoja sähköisesti tai kopiona vain, jos sinulla on laillinen oikeus käsitellä ja tallentaa kyseisiä tietoja. Tietopyynnössäsi sinun tulee kuvata tietojen käyttötarkoitus ja tietojen suojaamisen keinot.

Asianosaisen tietopyyntö (vaatii henkilöllisyyden todentamisen)

Asianosaisella tarkoitetaan valittajaa, hakijaa tai muuta, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee. Asianosaisella on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. Asianosaisella on tiedonsaantioikeus, jos asiakirjan sisältö voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn.

Asianosaisella on oikeus saada tieto julkisen asiakirjan lisäksi myös sellaisista viranomaisen asiakirjoista, jotka sisältävät salassa pidettäviä tietoja. Ne voivat olla esimerkiksi liikesalaisuuksia, terveystietoja tai yksityiselämän piiriin kuuluvia tietoja.

Asianosaisella on myös oikeus saada tieto asiakirjoista, jotka eivät vielä ole tulleet julkisiksi. Sellaisia ovat esimerkiksi valmisteluun liittyvät asiakirjat ennen kuin päätös on tehty tai asia on käsitelty loppuun.

Edellä mainittujen tilanteiden lisäksi asianosaisella on oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjoihin sisältyvistä henkilötiedoista.

Asianosaisen edustajalla ja avustajalla on yleensä sama tiedonsaantioikeus kuin asianosaisella itsellään. Vajaavaltaisen tiedonsaantioikeus kuuluu yleensä huoltajalle, edunvalvojalle tai muulle lailliselle edustajalle.

Asianosainen saa käyttää asianosaisjulkisuuden perusteella saamiaan tietoja sen oikeuden, edun tai velvollisuuden hoitamista koskevassa asiassa, johon asianosaisjulkisuus kohdistuu. Muussa asiassa asianosainen ei sen sijaan saa käyttää hyväksi tällaista tietoa. Asianosainen ei myöskään saa ilmaista sivulliselle asianosaisasemansa perusteella saatuja salassa pidettäviä tietoja.

Tietopyyntö salassapidettävästä asiakirjasta (vaatii henkilöllisyyden todentamisen)

Pyytäessäsi tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, tulee sinun ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja todentaa henkilöllisyytesi. Voimme pyytää sinulta myös muita lisätietoja, jos tarvitsemme niitä tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.

Omien henkilötietojen tarkastus- ja oikaisupyynnöt (vaatii henkilöllisyyden todentamisen)

Sinulla on oikeus tietää, käsitelläänkö henkilötietojasi vai ei, ja mitä henkilötietoja sinusta on tallennettu. Voit tehdä rekisteritietojen tarkastuspyynnön tai korjausvaatimuksen sähköisessä asiointipalvelussa. Näistä EU:n yleisen tietosuoja-​asetuksen perusteella tehtävistä tietopyynnöistä on ohjeistettu sivulla "Tietosuojapolitiikka ja henkilötietojen käsittely".

Toimi näin

Asiakirjoja voi pyytää nähtäväksi sähköpostitse, puhelimitse, kirjeitse tai itse paikalla käyden.

Sipoon kunnan julkisia asiakirjoja koskevat tietopyynnöt pyydetään toimittamaan ensisijaisesti tietopyyntölomakkeen kautta sähköisessä asiointipalvelussa lomakkeella "Tietopyyntö julkisuuslainsäädännön perusteella" tai sähköpostitse Sipoon kunnan kirjaamoon. Julkisia tietoja voi myös pyytää suullisesti tai toimittamalla pyyntö postitse osoitteeseen Sipoon kunta, Kirjaamo, PL 7, 04131 Sipoo. Älä lähetä luottamuksellista tietoa sisältävää tietopyyntöä sähköpostilla.

Salassa pidettäviä asiakirjoja (esimerkiksi työtodistukset, koulutodistukset sekä muut lainsäädännön perusteella salassa pidettävät viranomaisen asiakirjat) voidaan luovuttaa vain, jos olet todentanut henkilöllisyytesi joko sähköistä Oma asiointi -palvelua käyttäen (vahva tunnistautuminen) tai paikan päällä (henkilöllisyys todennettava). Tarvittaessa kunta pyytää lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.

Toimitusaika

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavallista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on maksimissaan yksi kuukausi.

Jos tietoja ei voida antaa, kysyjälle ilmoitetaan ensisijaisesti suullisesti tai sähköpostitse, ettei tietoja voida antaa ja selvitetään kieltäytymisen perusteet. Pyynnön esittäjälle ilmoitetaan samalla, että hänellä on oikeus saada kieltäytymisestä kirjallinen valituskelpoinen päätös. Jos pyynnön esittäjä niin vaatii, asiakirjan antamisesta kieltäytymisestä tehdään hallintopäätös, johon liitetään valitusosoitus hallinto-oikeuteen.