Varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Sivistysvaliokunta, Sipoon kunta
Lukkarinmäentie 2, PL 7, 04131 Sipoo
Vaihde +358 9 23531
kirjaamo@sipoo.fi

Rekisterin vastuuhenkilö

Varhaiskasvatuspäällikkö, Sipoon kunta

Rekisterin yhteyshenkilö

Varhaiskasvatuksen asiantuntija, Sipoon kunta

 

Miten henkilötietojasi käsitellään ja mikä on tietojen käsittelyperuste?

Lakisääteisen varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen järjestäminen (hakeminen, päätökset, laskutus, työvuorosuunnittelu, palkat)
Daisy-tietojärjestelmä toimii lasten varhaiskasvatuksen päivittäisenä apuvälineenä kaikille siellä työskenteleville työntekijäryhmille. Lisäksi se toimii yhteydenpitovälineenä varhaiskasvatuksen ja vanhempien välillä.

  • Lasten varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen järjestäminen ja toteuttaminen.
  • Varhaiskasvatuksen jono-, paikka- ja sijoittelutilanteen hallinta.
  • Asiakkaisiin liittyvät yksilölliset päätökset.
  • Asiakasmaksun määrittäminen.
  • Lasten päivittäiset läsnä- tai poissaolot
  • Lasten varhaiskasvatussuunnitelmat
  • Varhaiskasvatuksen asiakasmaksujen laskutus
  • Tiedottaminen, viestintä ja lupakyselyt- Selvitys, kartoitus

 

Rekisterin pitämisen peruste on asiakassuhde, joka perustuu:

  • Varhaiskasvatuslaki (540/2018)
  • Valtioneuvoston asetus varhaiskasvatuksesta (753/2018)
  • Laki varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista (1503/2016)
  • Laki sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusetelistä 569/2009
  • Perusopetuslaki (628/1998)
  • Tietosuoja-asetus
  • Sipoon kunnan voimassa oleviin päätöksiin varhaiskasvatuksen palvelusetelistä ja lasten kotihoidontuen kuntalisästä.

 

Mitä henkilötietojasi käsitellään?

Daisy-Tietojärjestelmässä olevat tiedot:

  • Kuntatiedot
  • Toimintayksikkötiedot
  • Lapsen tiedot: henkilötunnus, nimi, osoite, kansalaisuus, äidinkieli, kotikieli, uskontokunta, maahanmuuttoon liittyvät tiedot
  • Huoltajien henkilö- ja tulotiedot
  • Päätökset: varhaiskasvatus-, esiopetus-, palveluseteli-, kerho- ja maksupäätös
  • Lapsen varhaiskasvatussuunnitelma ja Kasvun kansio
  • Laskutukseen siirtyneet tiedot: asiakasmaksu, palveluseteli
  • Lasten hoitoaikavaraukset, poissaolot, luvat (tiedoksianto, kuvauslupa)
  • Tiedot varhaiskasvatuksen henkilökunnasta: henkilötunnus, nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, työpaikka, tehtävä/toimenkuva, palvelussuhteen luonne, palvelussuhteen voimassaolo, kulut ja palkanlisät
  • Työvuorosuunnitelmat
  • Lasten ja työntekijöiden sisään- ja uloskirjaukset

Rekisterin tiedot ovat käytettävissä tehtävänmukaisin käyttöoikeusrajauksin.

 

Kuka voi käsitellä henkilötietojasi?

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus. Käyttöoikeuden saaminen päivähoitojärjestelmään edellyttää kirjallista vaitiolositoumusta. Vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päätyttyä.

 

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Huoltajien ja lasten perustiedot voidaan tarkistaa VRK:n tiedoista. Työntekijöiden tiedot lisätään Daisyyn käsin tai tuodaan HR-järjestelmästä. Tietoja täydennetään asiakkaan tai hänen edustajansa antamien tietojen perusteella.

 

Luovuttaako kunta henkilötietojasi eteenpäin?

Tietoja luovutetaan muille toimijoille vain asiakkaan nimenomaisella
suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella seuraavasti:

Varhaiskasvatuslain määräämät tiedot varhaiskasvatuksesta siirretään varhaiskasvatuksen tietovaranto Vardaan ja esiopetuksen osalta Opetushallituksen Koski opinto- ja tutkintorekisteriin, joista eri viranomaiset saavat haluamiaan tietoja.

Muut tahot, joille tietoja säännöllisesti siirretään, on mm. KELA ja Tilastokeskus.

 

Siirretäänkö tietojasi EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

Kuuluuko käsittelyyn automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Käsittelyyn ei kuulu automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

 

Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään?

Lapsen varhaiskasvatussuunnitelmat sekä 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden kaikki asiakirjat säilytetään pysyvästi Kansallisarkiston päätöksen (KA/13089/07.01.01.03.01/2018) mukaan.

Muita henkilötietoja säilytetään 6 vuotta sen jälkeen, kun lapsen hoitosuhde varhaiskasvatuspalveluissa on päättynyt.

 

Millä tavalla henkilötietojasi suojataan?

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus. Käyttöoikeuden saaminen päivähoitojärjestelmään edellyttää kirjallista vaitiolositoumusta. Vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päätyttyä.

Daisy-tietojärjestelmän palvelinsovellus ja tietokanta sijaitsevat toimittajan
vuokraamalla palvelimella ja sitä käytetään kunnan työasemilta.

Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa.
Esimiehet päättävät käyttöoikeuksien myöntämisestä ja poistamisesta.
Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten
hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Käyttöoikeus on tehtävän mukainen ja
perustuu käyttäjärooleihin, joille on määritelty oikeus tehtävänmukaisiin
näyttöihin ja toimintoihin.

Päiväkodin työntekijät ja perhepäivähoitajat käyttävät älypuhelimessa tai tabletissa
olevaa Daisy -sovellusta päivittäisessä työssä. Älypuhelimen ja palvelimen välinen
liikenne on salattu HTTPS-protokollan avulla.

Vanhemmat voivat olla yhteydessä päiväkotiin DaisyFamily-sovelluksen avulla. Tietoliikenne on TLS-salattua HTTPS-protokollan avulla.