Tietosuojaseloste / Sipoon opisto

Rekisterinpitäjä

Sipoon kunta, Sivistysvaliokunta/Sipoon opisto
Iso Kylätie 8, 04130 Sipoo
Vaihde +358 9 2353 6004
sipoon.opisto@sipoo.fi

Rekisterin vastuuhenkilö

Sipoon opiston rehtori

Rekisterin yhteyshenkilö

Opistosihteeri
+358 9 2353 6004

Kaikki rekisteröidyn oikeuden käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot kannattaa ensisijaisesti osoittaa kyseiselle toiminnalle.
Yhteydenottoja toivotaan ensisijaisesti sähköpostilla osoitteeseen sipoon.opisto@sipoo.fi .
Yhteyttä voi ottaa henkilökohtaisesti toimipisteissämme sekä verkkosivuston kautta tai kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen.

Miten henkilötietojasi käsitellään ja mikä on tietojen käsittelyperuste?

Vapaan sivistystyön tarkoituksena on järjestää elinikäisen oppimisen periaatteen pohjalta yhteiskunnan eheyttä, tasa-arvoa ja aktiivista kansalaisuutta tukevaa koulutusta. Sipoon opiston tehtävä on järjestää vapaan sivistystyön koulutusta toiminta-alueellaan.

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on opiston palvelujen tuottaminen.

Henkilötietoja kerätään Hellewi-kurssihallintajärjestelmään, jotta pystymme yksilöimään henkilön. Lisäksi tietoja tarvitaan laskutusta, postitusta, kurssi-/tapahtumatiedotusta, vahvistusilmoitusta, palautteen keräämistä ja tilastointia varten.

Henkilötietojen käsittelyperuste:

  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten
  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 b-kohta: Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä
  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 d-kohta: käsittely on tarpeen rekisteröidyn tai toisen luonnollisen henkilön elintärkeiden etujen suojaamiseksi
  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e-kohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

 

Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:

  • Laki vapaasta sivistystyöstä (632/1998)
  • Asetus vapaasta sivistystyöstä (805/1998)
  • Tietosuojalaki (1050/2018)
  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
  • Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
  • Arkistolaki (831/1994)
  • Kirjanpitolaki (1336/1997)

 

Mitä henkilötietojasi käsitellään?

Henkilöistä merkitään vain asioiden hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot.

Rekisterissä olevat opettajia tai ryhmän vetäjiä koskevat tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, jotta heidät saadaan riittävän tarkasti yksilöityä palkantilauksia varten.

Rekisterissä olevat ryhmien osallistujia koskevat tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, jotta osallistujat saadaan riittävän tarkasti yksilöityä kursseille/ryhmiin ja jotta osallistumismaksut kohdentuvat oikein.

Jos osallistuja on alaikäinen, rekisteriin tallennetaan huoltajan tiedot, jotta laskutus voidaan kohdentaa oikein. Mikäli täysi-ikäinen henkilö haluaa laskunsa esim. työnantajalle, voi hän ilmoittaa työnantajan tiedot laskun lähettämistä varten.

Lisäksi kerätään asiakaspalvelun, toiminnan suunnittelun ja tilastoinnin kannalta tarpeellisia tietoja. Rekisterissä olevat tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, valtionhallinnon ja kunnan viranomaisten edellyttämien tilastotietojen tuottamista varten

Henkilöistä kerättävät tiedot ovat

  • yksilöinti- ja yhteystiedot
    • nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite

Huoltajista kerätään

  • nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite,

 

Lisäksi kerätään opistoilla:

  • Tutkinto tilastointia varten (Opetushallitus, OPH)
  • Pääasiallinen toiminta tilastointia varten (OPH)
  • Äidinkieli tilastointia varten pakollinen (OPH)
  • Sukupuoli tilastointia varten pakollinen (OPH)

 

Kuka voi käsitellä henkilötietojasi?

Tietojasi käsittelevät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan rekisterin käyttö kuuluu ja vain työtehtävien edellyttämässä laajuudessa. Sähköisesti tallennetut tiedot säilytetään järjestelmissä, jotka on suojattu asianmukaisilla suojausmekanismeilla. Pääsy henkilötietoihin on vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä.

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Kurssien/ryhmien osallistujien tietoja ylläpidetään asianosaisilta saaduilla tiedoilla kurssille/ryhmään kirjautumisen yhteydessä.

Opettajan tiedot saadaan opettajalta kurssin/ryhmän opettajaksi/vetäjäksi palkkaamisen yhteydessä.

Luovuttaako kunta henkilötietojasi eteenpäin?

Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisten käyttöön muutoin kuin perintätapauksissa. Rekisterissä olevia tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille, suoramarkkinointiin, markkina- ja mielipidetutkimuksiin, henkilömatrikkeleihin eikä sukututkimuksiin.

Siirretäänkö tietojasi EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?

Tietojasi ei siirretä EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle.

Kuuluuko käsittelyyn automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Käsittelyyn ei kuulu automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään?

Säilytys toteutetaan lainsäädännön ja kunnan tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Sipoon opiston kurssien tai ryhmien hallintajärjestelmän henkilötietokanta Hellewin henkilötietorekisterin tietojen säilytystä koskee laki vapaasta sivistystyöstä (632/1998) sekä asetus vapaasta sivistystyöstä (805/1998). On myös noudatettava esimerkiksi kirjanpitolain (KirjanpitoL 1336/1997, mm. 2 luku 10 §) säilytysaikasäännöksiä sekä arkistolaitoksen määräyksiä tiettyjen kirjanpitoaineistojen säilyttämisestä pysyvästi.

Opiskelijarekisterit, ‐kortistot, ‐luettelot, ilmoittautumislomakkeet tai vastaavat (sisältävät mm. opiskelijan henkilötiedot, osoitteen, puhelinnumeron, osallistumisen eri kursseille, mahdolliset arviointitiedot) säilytetään 10 vuotta.

Opetusta koskevia seurantapäiväkirjoja, tunti‐ ja seurantalistoja säilytetään 20 vuotta.

Koetehtäviä tai koevastauksia säilytetään 2 vuotta.

Opiskelijoille annettavien pätevöittävien kurssien todistukset, täydennys‐ ym. kurssien todistuksia säilytetään 10 vuotta.

Opetuksen järjestämistä koskevat suunnitelmat, opetussuunnitelmat, opetusohjelmat ja opinto‐oppaat säilytetään pysyvästi (arkistolaitoksen päätös 17.11.2003 KA 321/43/03).

Millä tavalla henkilötietojasi suojataan?

Henkilötietojasi saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty. Rekisterin tietoja suojataan ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Suojaus tarkoittaa, että:

  • tilat ja tietojärjestelmät ovat turvallisia
  • henkilötietojen käsittely suunnitellaan etukäteen
  • tietoja käsittelevän henkilöstön osaaminen varmistetaan ja sopimukselliset keinot käydään läpi henkilötietojen käsittelijöiden kanssa
  • tietojasi käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä
  • kaikki Sipoon kunnan laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kunnan oman ja palvelutoimittajien tietoturvasäännösten mukaisesti
  • työntekijöillä on vain työtehtävien mukainen käyttöoikeus sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat eri järjestelmiin
  • Sipoon kunta valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti
  • työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan
  • kunnan paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin
  • tietoja säilytetään vain laissa määrätyn ajan ja ne hävitetään, kun ne eivät ole enää tarpeellisia.