Tarjouspyyntö
Tältä sivulta löydät tietoa tarjouspyynnön laatimisesta ja kokoamisesta, vaatimusmäärittelyn tarkentamisesta ja muista tarjouspyynnön liitteistä. SaaSec-hankkeessa tuotetut pohjat täydentävät valtiovarainministeriön ohjeita pilvipalveluiden hyödyntämisestä. Voit ladata pohjia omaan käyttöösi.
K: Vaatimuslomake yleiset SaaS
L: Mallivaatimukset SaaS-hosting
M: SaaS-hintalomake
N: Hankinnan kohde -kuvauspohja
P: Tarjousohjeet ja vertailuperusteet
Tarjouspyynnön rakenne
SaaSec-hankkeen hankintapohjat on jäsennetty alla olevan varsin yleisen tarjouspyyntörakenteen mukaisesti. Tässä ohjeessa ei käsitellä ”Tarjouspyyntö (valmis lomake Tarjouspalvelu.fi)” -kohtaa, sillä lähes aina varsinainen tarjouspyyntö laaditaan Cloudian Tarjouspalvelu.fi -portaaliin vakiomuotoon. Tarjouspalvelu.fi:n tarjouspyyntölomake sisältää lähinnä hankintajuridisia osuuksia ja vain otteita varsinaisesta hankinnan sisällöstä. SaaSec-hanke suosittelee, että varsinainen hankinnan sisältö laaditaan liitteisiin 1-5 (katso alla oleva kuvio).
Kuviosta voi myös havaita, kuinka arkkitehtuurikuvaukset liittyvät osaksi tarjouspyyntöä SaaS-palvelun hankinnassa (Liite 1.1 Arkkitehtuuritiivistelmä). Arkkitehtuurikuvausten käyttö SaaS-palveluiden hankintojen tukena parantaa sekä hankkivan organisaation että tarjoajan/toimittajan ymmärrystä siitä, mitä hankinnassa ollaan hankkimassa, mitä toimintaa hankittava ratkaisu tukee ja minkälaiseen ympäristöön hankittava kohde sijoittuu, eli mitä hankittavalta ratkaisulta odotetaan.
Vaatimusmäärittely
Tässä vaiheessa vaatimusmäärittely tarkennetaan täsmälliseksi ja kattavaksi. Tarkista, että vaatimusmäärittely ja tarjouspyyntö vastaavat toiminnan tarpeita. Arvioi tarkasti, mutta kriittisesti pakollisia toiminnallisia vaatimuksia sekä muita vaatimuksia, jotka vaikuttavat toiminnan tavoitteisiin. Vältä tarpeettomia pakollisia vaatimuksia ja muuta ne pisteytettäviksi vaatimuksiksi. Muista myös, että globaalien pilvitoimittajien yleisiin sopimusehtoihin voidaan saada olennaisia muutoksia vain erityistapauksissa.
K: Vaatimuslomake – yleiset SaaS (tarjouspyynnön liite 4)
Linkki pohjaan: K – Vaatimuslomakepohja (.xls)
Tässä dokumentissa kuvataan toimittajan asiakkaalle tarjoaman palvelun ja toimituksen sisältöä ja laatua koskevat vaatimukset ja selvityspyynnöt. Tämä dokumentti ja tarjoajien näihin antamat vastaukset muodostavat keskeiset arviointi- ja vertailuperusteet tarjouspyynnössä esitetyllä tavalla.
Vaatimuslomakkeen rakenne:
- Palveluyhteistyö, tietoturva, tietosuoja
- Toiminnalliset vaatimukset
- Tekniset vaatimukset
- Tuki ja ylläpito
- Käyttöönotto
- Asiantuntijapalvelut
- Saavutettavuus ja käytettävyys
Pohjan sisältö
- Pohja sisältää yhdistettynä vaatimuslomakepohjan alueellisille SaaS-järjestelmille sekä joukon mallivaatimuksia ko. hankintaan
Pohjan käyttö
- Tarkista, että käytät oikeaa pohjaa oikeaan SaaS-hankintaan
- Tarkista pohjaan jätetyt mallivaatimukset ja niiden vaatimusluokat – muokkaa tarpeen mukaan
- Määritä ”Toiminnalliset vaatimukset” – näihin ei juuri ole valmiita mallivaatimuksia
- Laadi ”Selvitykset” ja niissä arvostettavat asiat – vain ko. arvostettavat asiat voidaan hyödyntää pisteytyksessä
- Päivitä Kooste-välilehdeltä vertailukriteerien painoarvot
Hyödyt
- Yhtenäinen, tarjouspyyntöön sovitettu vaatimusmalli
Hyödyllistä tietoa vaatimusmäärittelyn laatimisen tueksi
Hyvän vaatimusmäärittelyn tunnusmerkkejä
- Vaatimukset on muotoiltu täsmällisesti ja yksityiskohtaisesti
- Vaatimukset EIVÄT ole passiivimuodossa – tehdään, toimitetaan
- Vaatimukset on selkeästi jaettu pakollisiin ja pisteytettäviin
- Vaatimukset on ylätasolla jäsennetty selkeisiin pääluokkiin
- Vaatimukset on jäsennetty selkeisiin alaluokkiin / ryhmiin
- Myös käytettävyydelle ja saavutettavuudelle on asetettu vaatimuksia / selvityspyyntöjä
- Vaatimuksissa hyödynnetään yleisiä tai toimialan standardeja (esim. Vahti, JHS-suositukset, Inspire)
- Vaatimukset on validoitu – haluammeko me aidosti tätä vaatimusta vai ”tämä me on aina laitettu mukaan”
- Vaatimuslistaus on kattava
- Vaatimusmäärittelyä on täydennetty prosessikuvauksilla
- Vaatimusmäärittelyä on täydennetty käyttötapauksilla
- Vaatimusmäärittelyä on täydennetty arkkitehtuurikuvauksilla
Vaatimusmäärittelyssä tulee vaatia
Vaatimusmäärittelyssä tulee oikeasti vaatia jotakin – käytä tähän aikaa ja vaivaa
- Älä jätä liian paljon avoimeksi. Osa tarjoajista osaa hyödyntää vaatimusmäärittelyn puutteita ja painaa keinotekoisesti hintaa näin alas: ”Pyysitte autoa, mutta ette erikseen vaatineet siihen rattia. Sen ratin saa kyllä lisähintaan myöhemmin.”
- Liian avoimet vaatimukset johtavat siihen, etteivät tarjoukset ole vertailukelpoisia eikä niistä saa selvää, mitä ne tarkkaan ottaen tarjottuun hintaan sisältävät.
Pakolliset ja ei-pakolliset vaatimukset
Kuvaa tarkasti ja yksilöiden, mitkä vaatimukset ovat pakollisia ja mitkä pisteytettäviä.
→ Hankintalain mukaan jokainen pakollinen vaatimus tulee täyttää
→ Tarjous, jossa on puute yhdessäkin pakollisessa vaatimuksessa, on aivan pakko hylätä
- Tästä syystä on oltava tarkkana, miten pakolliset vaatimukset muotoillaan. Jos vaatimusmäärittelyssä on yksikin vaatimus, jota kukaan tarjoaja ei täytä, tarjouskilpailu menee uusiksi.
- Huom. Pakollista vaatimusta ei saa muiden arvioitavien seikkojen joukossa enää pisteyttää. Ole tarkkana tässäkin. Älä laadi edes osittain päällekkäisiä pakollisia ja pisteytettäviä vaatimuksia.
Mihin vaatimusmäärittelyä ja tarkkoja vaatimuksia itse asiassa tarvitaan?
- Kattavalla vaatimusmäärittelyllä saadaan toimittajille hyvä kuva, mitä oikein halutaan.
- Kattava vaatimusmäärittely asettaa tarjoukset ”samalle viivalle”. Niiden sisällöt vastaavat toisiaan ja pystytään vertaamaan ”omenoita omenoihin” eikä ”omenoita appelsiineihin”.
- Saadaan ymmärrys (pisteytettävissä vaatimuksissa), mitkä vaatimukset/toiminnallisuudet kuuluvat toimitettuun kokonaisuuteen ja mitkä eivät.
- Saadaan yksityiskohtaiset vaatimukset sopimuksiin – joihin voidaan palata sopimuskaudella.
- Saadaan ko. vaatimukset ja vaatimusten mukainen palvelu kuulumaan annettuun tarjoushintaan – kaikki toimittajat jättävät kaiken muun kuin vaaditun ”erillishinnoiteltavaksi” sopimuskaudella.
→ Mieluummin yksityiskohtainen joukko vaatimuksia, kuin löysät yleisvaatimukset
- Tilanne on kuitenkin toinen ketterän kehittämisen hankinnassa
- SaaS-hankinnoissa tulee välttää alustan teknisten ratkaisujen yksityiskohtia koskevia vaatimuksia
Vaatimusten muotoilu
Hyvä vaatimus on kuvattu täsmällisesti, ilman porsaanreikiä ja aktiivimuodossa
- Muista, että vaatimukset viedään lopulta sopimukseen
- Kirjoita vaatimukset vaatimusten muotoon:
- ”Tarjotun ratkaisun tulee sisältää…” tai ”tarjoajan prosessin tulee kattaa X” tai ”Toimituksen tulee sisältää” – ei muodossa ”laadukas tuote”, josta ei käy ilmi, ketä vaatimus koskee, onko se edes vaatimus ja miten määritetään laadukas.
- Vältä passiivimuotoja: toteutetaan, kuvataan, mallinnetaan tms., koska siitä ei sopimuksessa käy ilmi, kenen vastuulla ko. kokonaisuus on.
Toiminnallisissa vaatimuksissa on hyvä muistaa vaatia, että vaatimus ei koske pelkästään ”järjestelmän kyvykkyyttä” vaan että ”toimitus sisältää XYZ”
- Joskus kannattaa jakaa tämä kahteen vaatimukseen: ”Järjestelmällä on mahdollista kuvata XXX” ja ”Järjestelmätoimituksen tulee sisältää kuvauksen YYY toteutus”
- Kannattaa myös yleisesti kuvata, että Kyllä-vastattujen vaatimusten tulee kuulua tarjoushintaan
Toiminnallisissa vaatimuksissa joskus vielä pyydetään kuvaamaan valmiusaste
- Vakiotoiminnallisuus, asiakkaalle parametroitava, räätälöitävä, ei sisälly
Toiminnalliset vaatimukset
- Toiminnalliset vaatimukset ovat toimialalle keskeisimmät. Toiminnallisia vaatimuksia ovat sellaiset vaatimukset, jotka kuvaavat, mitä hankittavalla tietojärjestelmällä tulee pystyä tekemään = mitä toiminnallisuuksia siinä pitää olla.
- Toiminnalliset vaatimukset sisältävät suorat toiminnallisuuksia koskevat vaatimukset. Esimerkkejä:
-
- ”Järjestelmällä tulee pystyä hyväksymään vielä hyväksymättömiä asiakirjoja hyväksytyksi”
- ”Vain kyseisen prosessin hyväksyjäroolissa olevat käyttäjät voivat hyväksyä asiakirjoja”
- ”Järjestelmään on mahdollista määrittää rajoitus, että asiakirjan hyväksyminen edellyttää kahden hyväksyjäkäyttäjän hyväksyntää, ennen kuin asiakirja tulee järjestelmässä hyväksytyksi”
- ”Hyväksyttyä asiakirjaa ei tule pystyä muokkaamaan järjestelmän toiminnallisuksilla”
- Toiminnalliset vaatimukset sisältävät sellaiset teknisluontoiset toiminnallisuudet, jotka kuvaavat järjestelmän kyvykkyyksiä (näitäkin järjestelmän pitää pystyä tekemään). Esimerkkejä:
- Käyttövaltuushallinta
- Raporttienhallinta
- Arkistointikyky
- Lokitus (*
*) Lokituksessa kyky lokittaa on toiminnallinen vaatimus, mutta lokia koskeva teknologia (esim. salausteknologia) on tekninen vaatimus
L: Mallivaatimukset – SaaS-hosting
Linkki pohjaan: L: Mallivaatimukset – SaaS-hosting (.xlsx)
Huom. Pohja L on tarkoitettu hyödynnettäväksi pääkäyttötilanteessa ”Olemassa olevan palvelun siirtäminen On-premisestä SaaSiksi”.
Pohjan sisältö
- Pohja on tarkoitettu olemassa olevan järjestelmäsopimuksen SaaS-hosting -liitesopimuksen erityisehtoliitteeksi siirryttäessä On-premise → SaaS
Pohjan käyttö
- Pohja olettaa, että järjestelmän ja yhteistyön pääehdot on jo kuvattu olemassa olevassa sopimuksessa
- Pohja sisältää keskeiset päävaatimukset SaaS-hostingille
- Muokkaa ja täydennä tarpeen mukaan
Hyödyt
- Mahdollistaa yksinkertaisen tavan täydentää olemassa olevaa sopimusta siirryttäessä kesken sopimuskauden On-premise → SaaS
M: SaaS-hintalomake (tarjouspyynnön liite 5)
Linkki pohjaan: M: SaaS-hintalomake (.xlsx)
Pohjan sisältö
- Hintalomakkeella kootaan järjestelmän ja palvelujen hinnat sekä lasketaan automaattisesti näistä vertailuhinta, jonka mukaan tarjouksen hintapisteet määräytyvät
Pohjan käyttö
- Käytetään tarjouspyyntöä koottaessa. Suositellaan kuitenkin, että jo markkinakartoituksessa pyydetään karkeita kustannusarvioita sekä hintakomponentteja (esim. hinnoiteltavat moduulit) pohjalla F
- Täytä kunnan volyymit ja tarkista rakenne
Hyödyt
- Yhtenäinen pohja, jossa on eritelty tarjousvertailun vertailuhintaosuus sekä sopimukseen tuleva yksikköhinnoittelu toisistaan
N: Hankinnan kohde -kuvauspohja (tarjouspyynnön liite 1)
Linkki pohjaan: N: Hankinnan kohde -kuvauspohja (.docx)
Pohjan sisältö
- Pohjan tarkoituksena on kuvata tarjoajille, mitä olet hankkimassa ja minkälaiseen ympäristöön.
Pohjan käyttö
- Täydennä pohjan tekstit olemassa oleviin otsikoihin. Hankinnan kohde palvelunäkökulmasta on jo listattu valmiiksi lukuun 2. Tämä kuvaa siis hankittavat palvelut, mutta EI MIHIN KOHTEESEEN = minkälaiseen järjestelmään ne kohdistuvat. Kuvaa tämä vielä erikseen.
- Huom. Kuvaa hankinnan kohdekuvauksessa VAIN: mitä ollaan hankkimassa, mistä se koostuu + lähtötilanne (mitä järjestelmiä tai integraatioita on lähtötilanteessa) + tavoitetilaa vain ylätasolla ja tavoitearkkitehtuuritasolla. ÄLÄ listaa tähän Hankinnan kohdeliitteeseen vaatimuksia, vaan kokoa kaikki vaatimukset tarjouspyynnön Vaatimuslomake-exceliin.
Hyödyt
- Tarjoajille syntyy selkeä kuva, mitä olet ostamassa
P: Tarjousohjeet ja vertailuperusteet (tarjouspyynnön liite 6)
Linkki pohjaan: P: Tarjousohjeet ja vertailuperusteet (.docx)
Pohjan sisältö
- Kuvaa tarjouspyynnössä tarjoajalle, miten sen tulee laatia tarjouksensa ja miten kunta arvioi tarjoukset
Pohjan käyttö
- Käy pohja läpi ja päivitä:
- Painoarvot
- Tarkista pisteytyskaavat
- Tarkista tuleeko mukaan tiimihaastattelu ja tiimitehtävä tai työnäyte tai käytettävyysarviointi – muokkaa tämän pohjalta
- Älä tee juurikaan muita muutoksia kuin ohjeistetut – tätä terminologiaa ja pisteytysmallia on hiottu markkinaoikeuden päätösten pohjalta hartaasti. Jos olet epävarma, kysy ja pyydä vahvistusta.
Hyödyt
- Täsmällinen malli varmistaa hankintalainmukaisuuden