RACI-vastuunjakotaulukko
RACI-vastuunjakotaulukko on projektinhallinnan työkalu, jonka avulla roolit ja vastuut voidaan dokumentoida tiivistetyssä muodossa. RACIn avulla voidaan varmistaa, että kaikki tietävät omat ja muiden vastuut, mitä tehtäviä millekin roolille kuuluu ja kenen kanssa tehtävät tehdään.
RACI-nimen jokaisella neljällä kirjaimella on merkitys:
R = responsible (vastuullinen)
• R-roolissa oleva henkilö/taho suorittaa annetun tehtävän tai on osa suoritustiimiä
• jokaisella tehtävällä on ainakin yksi R-rooli
A = accountable (vastuussa oleva, päätöksen tekijä)
• A-roolissa oleva valvoo ja vastaa siitä, että tehtävä tulee valmiiksi
• jokaisella tehtävällä on vain yksi A-rooli
C = consulted (konsultoitava, neuvoja)
• C-roolissa olevalta voidaan kysyä ohjeita, neuvoja ja mielipiteitä
• jokaisella tehtävällä voi olla nolla – rajaton määrä C-rooleja
• kommunikointi on 2-suuntaista
I = informed (tiedotettava)
• I-roolissa olevia tiedotetaan tehtävän suorittamisesta
• jokaisella tehtävällä voi olla nolla – rajaton määrä I-rooleja
• kommunikointi on 1-suuntaista
Roolit
Vastuita tehtävistä voi jakaa rooleille tarvittaessa ylätasolla tiimeittäin ja tarkentaa sitten pienempiin osiin ja konkreettisemmin ammattinimikkeittäin. SaaS-palvelun elinkaaren hallinnassa roolien ammattinimikkeet voivat olla esimerkiksi seuraavia:
- Tietohallintojohtaja
- Tekninen asiantuntija
- ICT-arkkitehti
- Tietosuojavastaava
- Tietoturvavastaava
- Projektipäällikkö
- Hankinta-asiantuntija / -osasto
- Viestintäasiantuntija / -osasto
- Toimialan substanssiasiantuntija
- Johto ja esihenkilöt
- Henkilöstön pääkäyttäjä
- Henkilöstön peruskäyttäjä
- Palveluntoimittaja
Tässä esitetyt roolit ovat esimerkinomaisia ja ne tulee muokata vastaamaan organisaation omaa tarvetta.
RACI-taulukon hyötyjä
- Auttaa määrittelemään selkeästi kaikkien osallistuvien tahojen roolit ja vastuut sekä tasapainottamaan työmäärät.
- Mahdollistaa SaaS-palvelun elinkaaren vaiheiden ja tehtävien edistämisen ja seurannan hallitusti.
- Tehostaa tekemistä ja viestintää sekä nopeuttaa päätöksentekoa.
RACI-taulukon rakentaminen
- Määrittele suoritettavat tehtävät ja kirjaa tiedot riveille.
- Tunnista roolit eli osallistuvat henkilöt sekä tahot ja kirjaa tiedot sarakkeisiin.
- Kirjaa RACIn mukaiset vastuut (kirjain R A C I) taulukkoon.
- Tarkastele taulukkoa: jakaantuvatko tehtävät oikein ja tasapuolisesti, onko puutteita vastuissa tai onko päällekkäisyyksiä.
- Huolehdi taulukon käyttöönotosta ja päivittämisestä.
Missä vaiheessa RACIa kannattaa käyttää?
Voit hyödyntää RACIa työkaluna SaaS-palvelun elinkaaren hallinnan useissa vaiheissa: määrittelyvaiheen ja hankinnan resursoinnissa, palvelun käyttöönotossa ja toteutuksessa sekä palvelun päättämisen yhteydessä. SaaS-palvelun hankinta- ja digiturvaoppaan etusivulta pääset tutustumaan eri vaiheisiin ja niiden tehtäviin.