Olemassa olevan palvelun siirtäminen On-premisestä SaaSiksi

Tarve

  • On olemassa oleva järjestelmäsopimus, järjestelmä on toimitettu On-premise-mallilla
  • On tarve siirtyä toimittajan SaaS-mallilla tuottamaan järjestelmään ⇒ pois On-premise-ratkaisusta
Huomioitavaa

  • Tarkista hankintalain reunaehdot tähän sopimusmuutokseen – hankintalaki yleensä edellyttää, ettei sopimuskaudella saa tehdä sellaisia olennaisia sopimusmuutoksia, joiden ehtoja ei ole määritetty jo kilpailutusvaiheessa ja alkuperäisessä sopimuksessa.
Eteneminen

  1. Tarkista sopimusmuutoksen hankintalainmukaisuus.
  2. Arvioi tarkemmin hankittavan kokonaisuuden tietoturvallisuuden ja tietosuojan erityistarpeet ja vaatimukset (pohja C).
  3. Käy toimittajan kanssa tarkemmin läpi heidän SaaS-ratkaisunsa ominaisuudet ja siihen liittyvät tekniset sekä riskienhallinnan ratkaisut. Tässä voit hyödyntää esimerkiksi pilvipalvelujen soveltuvuuden tarkistuslistaa (VM:n pohja) tai pilvipalvelujen riskiarviopohjaa (pohja G).
  4. Kokoa vielä järjestelmän käyttöön liittyvät volyymit (esim. eri käyttäjäroolien määrät, järjestelmässä säilytettävän datan tai transaktioiden määrä).
  5. Merkitse omat volyyminne hinnoittelulomakkeeseen (pohja M) ja toimita ko. pohja toimittajalle täytettäväksi. Käy hintakeskustelut hankintalain puitteissa.
  6. Toimita toimittajalle ehdotus sopimukseen lisättävästä uudesta SaaS-hosting- palvelusopimuksesta (pohja J) sekä tämän liitteeksi tulevista vaatimuksista (pohja L).
  7. Neuvottele sopimusehdot ja palvelun sisältö kuntoon.
  8. Suunnittele SaaS-palvelun käyttöönotto ja migraatio On-premise-palvelusta (huom. integraatioiden uusiminen, datamigraatio, vastuiden muutokset).
  9. Kokoa käyttöönottosuunnitelma projektisuunnitelman muotoon ja ota se osaksi uutta käyttöönottosopimusta (tähän voi hyödyntää sopimusmallin H liitettä 6A).
  10. Irtisano On-premise -alustan sopimukset / palvelut käyttöönottoprojektin aikataulun mukaisesti.
  11. Ota SaaS-järjestelmä käyttöön, päivitä järjestelmädokumentaatio.