Globaalin SaaS-ratkaisun hankkiminen

Tarve

Tarve hankkia kilpailuttamalla järjestelmä, joka toteutetaan SaaS-mallilla
Keskeiset ratkaisukandidaatit perustuvat globaaleihin SaaS-palveluihin
Kunnalla voi olla tähän jo olemassa oleva järjestelmä tai hankittava järjestelmä on kokonaan uusi

Huomioitavaa

Kunnan on valittava ennen tarjouspyynnön julkaisua, eteneekö se alueellisen SaaSin vai globaalin SaaSin mallilla. Kaikki voivat vastata globaalin SaaSin malliin, mutta globaalien SaaSien toimittajat eivät voi vastata alueellisen SaaSin malliin. Kuitenkin globaalin SaaSin mallissa on kuntien kannalta heikommat ehdot ja sen sopimus näyttäytyy toimittajille vähän monimutkaisemmalta.
Markkinavuoropuhelussa ja alustavan tarjouspyynnön kommenttikierroksissa on oltava tasapuolinen ja neutraali.

Eteneminen

Määritä tarkemmin hankinnan kohde ja sen keskeiset tiedot (esim. integraatiotarve, käyttövolyymit, migraatiotarve). Tässä voi hyödyntää pohjaa A.
Dokumentoi hankinnan kohde (erityisesti pohja N, sekä tämän tukena pohjat C, D ja E). Laajoissa hankinnoissa kannattaa hyödyntää kokonaisarkkitehtuuripohjaa.
Käynnistä markkinavuoropuhelu keskeisten tarjoajakandidaattien kanssa. Käy läpi:
⇒ SaaSin toimitusmalli: toimittaako toimittaja omaa järjestelmäänsä vai jonkun toisen valmistamaa järjestelmää ja onko SaaS-ratkaisu globaali vai alueellinen. Valitse kumpaa hankintamallia käytetään (tässä globaali).
⇒ Pyydä tarjoajakandidaatteja täyttämään oman pilvipalvelunsa soveltuvuudesta arvio (esim. VM:n pilvipalvelujen soveltuvuuden tarkistuslista tai PiTuKri).
⇒ Pyydä tarjoajakandidaateilta globaalien SaaS-palvelujen vakioehdot. Peilaa näitä mallivaatimuksiin (pohja K) ja muokkaa vaatimuksia siten, että ne soveltuvat useimmille pääkandidaateille. Toimittaja ei voi muuttaa globaalin SaaSin ehtoja.
⇒ Käy tarjoajien kanssa läpi järjestelmäintegraattorin ja SaaS-palveluntuottajan roolit ja hankintalain ehdot (= muodostettava ryhmittymä tai alihankintamalli).
⇒ Pyydä tarjoajakandidaatteja täyttämään heidän ratkaisunsa hinnan kokoluokka-arvio (pohja F).
Arvioi tarvittaessa vielä itse muut riskiarviot (Esim. DPI, TIA sekä pilvipalvelun riskiarvio (pohja G). Haastavissa tapauksissa valitse (kilpailullinen) neuvottelumenettely.
Laadi tarjouspyyntö
⇒ Hankinnan kohde (pohja N), sopimusmalli (pohja I), vaatimukset (pohja K), hintalomake (pohja M) jne.
Lähetä alustava tarjouspyyntö vielä keskeisille tarjoajakandidaateille kommentoitavaksi. Ota kommentit aidosti huomioon.
Vie tarjousprosessi läpi, tee hankintapäätös.
Täsmennä käyttöönottosuunnitelma ennen sopimuksen allekirjoittamista. Tarkenna, kuka vastaa toimituksessa mistäkin (integraattori vs. SaaS-toimija).
Ota SaaS-järjestelmä käyttöön, päivitä järjestelmädokumentaatio.