Hankinnan kohteena oleva SaaS-ratkaisu sijoittuu aina osaksi laajempaa toimintaympäristöä. Hankinnan onnistumisen kannalta on olennaista, että tämä kokonaisuus kuvataan jo tarjouspyynnön liitteeksi. Kokonaisarkkitehtuurin kuvauksia voidaan hyödyntää osana hankintaan liittyvää määrittelyä.

Kokonaisarkkitehtuuri (KA) kuvaa sitä, miten organisaation tietojärjestelmät, toimintaprosessit, rakenteet ja ihmiset toimivat kokonaisuutena. Se on systemaattinen lähestymistapa organisaation toiminnan ja sen rakenteiden jäsentämiseen, kehittämiseen ja hallinnoimiseen.

Kokonaisarkkitehtuurin avulla voidaan luoda toiminnallis-tekninen ympäristö, jossa kaikki osat sopivat toisiinsa, keskeiset komponentit tarvitsee toteuttaa vain kerran (uudelleenkäytettävyys) ja joka on hallittavissa ja muunneltavissa toiminnan muuttuvien tarpeiden mukaan.

Kokonaisarkkitehtuuri ja tiedonhallintamalli

Julkishallinnon toimijoita suositeltiin vuodesta 2011 lähtien kuvaamaan kokonaisarkkitehtuuriaan tietohallintolain mukaan. Tietohallintolaissa näitä kuvauksia ohjasi JHS 179 -suositus. Tammikuussa 2020 voimaan tullut tiedonhallintalaki korvasi vanhan tietohallintolain. Tiedonhallintalaki ei enää suosittele organisaatioita kuvaamaan kokonaisarkkitehtuuria, vaan se vaatii tiedonhallintayksiköitä (eli lain piirissä olevia julkishallinnon organisaatioita) toteuttamaan tiedonhallinnan kuvaukset tiedonhallintamallin muodossa. Menetelmänä arkkitehtuuri ei kuitenkaan poistu tiedonhallintalain myötä, vaan tiedonhallintamallin kuvaamisessa voidaan hyödyntää arkkitehtuurin kuvaamisen menetelmiä.

Alla oleva valtiovarainministeriön tuottama kuvauskehys esittää tiedonhallintamallin ja kokonaisarkkitehtuurin yhteyden:

Kuvassa esitetään tiedonhallintamalli ja JHS 179 mukainen arkkitehtuurikuvausten viitekehys.

Kokonaisarkkitehtuurin näkökulmat ja tasot

Kokonaisarkkitehtuurin näkökulmat

Kokonaisarkkitehtuurissa asioita tarkastellaan neljästä keskeisestä näkökulmasta, jotka ovat:

1. Toiminta-arkkitehtuuri

Toiminta-arkkitehtuurin näkökulma sisältää organisaation kannalta merkittävimmät ulospäin näkyvät asiat eli toimijat, toiminnan palvelut ja toimijoiden välisen vuorovaikutuksen. Toimijoihin kuuluvat organisaation asiakkaat eli tahot, joille organisaatio tarjoaa palveluitaan. Toimijoita ovat myös sisäiset osapuolet eli työntekijät sekä prosessien eri vaiheissa mukana olevat kumppanit, yritykset, alihankkijat, naapurikunnat, valtio jne. Toimintanäkökulmassa huomioidaan myös prosessit, palvelupolut ja toimintatavat, joiden tuella organisaatio tuottaa palveluitaan.

2. Tietoarkkitehtuuri

Tietoarkkitehtuuri kuvaa organisaation käyttämät tiedot sekä niiden rakenteet ja suhteet. Tietoarkkitehtuurin tärkeimpiä tehtäviä on hallita, kuvata ja mallintaa tietovirtoihin liittyviä käsitteitä, tietomalleja, tietovarantoja ja prosesseja. Tietoarkkitehtuuri tukee muun muassa semanttista yhteentoimivuutta.

3. Tietojärjestelmäarkkitehtuuri

Tietojärjestelmäarkkitehtuuri tarkastelee asioita liiketoimintasovellusten ja sovelluskokonaisuuksien näkökulmasta. Tietojärjestelmäarkkitehtuuri kuvaa esim. tietojärjestelmien tarjoamat palvelut, rajapinnat ja liittymät (integraatiot) eli tietojärjestelmien väliset suhteet ja roolit.

4. Teknologia-arkkitehtuuri

Teknologia-arkkitehtuuri kuvaa organisaation teknologista infrastruktuuria ja teknologiavalintoja. Teknologia-arkkitehtuurissa kuvataan organisaation ICT-infrastruktuuri, standardit ja rakenteet siten, että kokonaisuus tukee parhaalla mahdollisella tavalla organisaation tavoitteita.

Lisäksi: Ihmisnäkökulma

Digitalisaation aikana asiakkailla on monia eri kanavia ja mahdollisuuksia. Asiakas- ja käyttökokemus on aito palveluiden menestystekijä. Kokonaisarkkitehtuuri ei käsittele tätä aihetta. Asiakkaan tai työntekijän kokemusta ei mallinneta lainkaan perinteisissä kokonaisarkkitehtuurimenetelmissä. SaaSec-hanke suositteleekin myös ihmisnäkökulman huomioimista arkkitehtuurityöskentelyssä. Ihmisnäkökulma tuo palvelumuotoilun pääperiaatteet ja dokumentaation osaksi kokonaisarkkitehtuuria, eli käyttökokemuksen yhteentoimivuuden varmistamiseksi. Ihmisnäkökulman osakuvauksia voivat olla mm:

  • Asiakaskokemusvisio tai työntekijäkokemusvisio
  • Muotoiluperiaatteet (design principles)
  • Muotoilumallit (design patterns)
  • Asiakas- ja käyttäjäpersoonakuvaukset
  • Asiakas- ja palvelupolut
  • Saavutettavuus ja käytettävyys

 

Kokonaisarkkitehtuurin tasot

Kokonaisarkkitehtuuri sisältää neljä eri tasoa, jotka helpottavat asioiden jäsentelyä näkökulmien sisällä. Tasot ovat:

  • Periaattellinen taso ohjaa suunnittelua ja kuvaamista eli vastaa kysymykseen MIKSI
  • Käsitteellinen taso kuvaa tarpeita ja palveluja eli vastaa kysymykseen MITÄ
  • Looginen taso kuvaa rakenteita eli vastaa kysymykseen MITEN
  • Fyysinen taso kuvaa ratkaisuja eli vastaa kysymykseen MILLÄ

Lisätietoa tiedonhallintamallista

Tiedonhallintayksikössä (tässä yhteydessä = kunta) on ylläpidettävä sen toimintaympäristön tiedonhallintaa määrittelevää ja kuvaavaa tiedonhallintamallia.

Tiedonhallintamallilla tavoiteltavat hyödyt ovat mm.:

  • parempi palvelujen, asiankäsittelyn ja tietoaineistojen hallinnan suunnittelu
  • tiedonsaantia koskevien oikeuksien ja rajoitusten toteuttaminen
  • moninkertaisen tietojen keruun vähentäminen
  • tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteentoimivuuden toteuttaminen
  • parempi tietoturvallisuuden ylläpitäminen

 

Tiedonhallintamallin on sisällettävä vähintään tiedot:‍

  • toimintaprosesseista
  • tietovarannoista
  • tietoaineistoista sekä niiden arkistoinnista
  • tietojärjestelmistä
  • tietoturvallisuustoimenpiteistä

(Lähde: Tiedonhallintamalli.fi)

Linkki: Suositus tiedonhallintamallista (Valtiovarainministeriö)

Linkki: Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (Finlex)

Nykytila ja Tavoitetila

Kokonaisarkkitehtuurityön voi aloittaa analysoimalla nykytilan riittävällä tasolla toiminnan tarpeisiin nähden. Sen jälkeen suunnitellaan tavoitetila, jota kohti pyritään. Nykytilan analysointi ja kuvaaminen on ensimmäisellä kerralla melko suuri kertaluonteinen ponnistus, joten se kannattaa vaiheistaa. Näin tavoitetilan suunnittelussa selviydytään kevyemmällä aiempien kuvausten päivittämisellä.

Nykytila

Nykytila kuvaa, kuinka kokonaisuuden osa-alueet liittyvät tällä hetkellä toisiinsa ja toimivat kokonaisuutena. Nykytilan kuvausten tarkoitus on auttaa ymmärtämään paremmin organisaatioiden välisiä yhteyksiä ja sisäisiä rakenteita, mikä parantaa olemassa olevan ympäristön hallintaa. On tärkeää kuvata nykytila aina rehellisesti kuten se on (As-Is) – ei muodossa ”näin sen olisi pitänyt olla” (As Wish).

Kokonaisarkkitehtuurimenetelmä luo yhteistä kieltä kuvata hankittavan kohteen keskeisiä piirteitä ja käyttötarkoitusta. KA-menetelmän avulla voidaan laatia erityisesti osaksi hankinnan kohdekuvausta kuvaus siitä:

  • Mitä ratkaisulla tavoitellaan
  • Mitkä periaatteet ovat hankittavan ratkaisun pohjalla – mitä vaatimuksia sen tulee täyttää
  • Mitä toimintaa kyseisellä järjestelmällä tuetaan (ja miten)
  • Minkälaisia käyttäjärooleja järjestelmän tulee palvella
  • Mitä tietoa järjestelmällä käsitellään
  • Mitä toiminnallisia kokonaisuuksia järjestelmältä odotetaan (ns. tietojärjestelmäpalvelut)
  • Mihin järjestelmä integroidaan, mitä tietoja eri järjestelmien välillä liikkuu
  • Miten järjestelmä sijoittuu teknologiaympäristöönsä

Kokonaisarkkitehtuurissa nykytilaa kuvattaessa kannattaa aloittaa kysymyksellä ”Millä?” eli fyysiseltä tasolta ylöspäin edeten.

Arkkitehtuurikuvaukset nykytilasta

Kuvassa esitetään arkkitehtuurikuvaukset nykytilasta tietojärjestelmähankinnan yhteydessä.

Tavoitetila

Tavoitetila on kehittämistoimenpiteiden ja toimintaympäristön muutosten kautta syntyvä tulevaisuuden tilanne – realistinen tahtotila, jota lähdetään toteuttamaan. Tavoitetila on hallittavissa ja muunneltavissa toiminnan muuttuvien tarpeiden mukaan.

Tavoitetilan arkkitehtuuriin kuvataan lisäksi täsmällisemmin:

  • Mitä prosesseja järjestelmällä tulee pystyä tukemaan tai mitä käyttötapauksia järjestelmällä tulee pystyä toteuttamaan
  • Mitä toimintoja toteutetaan internetin yli, mitkä ovat toimittajan ympäristön vastuulla
  • Mitkä kytkettävät palvelut ovat kunnan ympäristöissä ja konesaleissa (SaaS-hankinnoissa ei kuitenkaan kuvata tarkasti konesalipalveluiden yksityiskohtia)
  • Mitä palveluita on muissa pilviympäristöissä tai internetissä (esim. Azure AD -pääsynhallinta)
  • Mahdolliset tarvittavat ympäristöt (esim. tuotantoympäristö + testi-/koulutusympäristö)

Kokonaisarkkitehtuurissa tavoitetilaa kuvattaessa kannattaa aloittaa kysymyksellä ”Miksi?” eli suunta on periaatteelliselta tasolta alaspäin edeten.

Arkkitehtuurikuvaukset tavoitetilasta

Kuvassa esitetään arkkitehtuurikuvaukset tavoitetilasta tietojärjestelmähankinnan yhteydessä.

Arkkitehtuurikuvaukset osana tarjouspyyntöä

SaaSec-hanke on tilannut asiantuntijatyönä esimerkkejä ja mallipohjia sisältävän arkkitehtuuritiivistelmän, jota voit hyödyntää SaaS-hankinnan valmistelussa. Arkkitehtuuritiivistelmän tarkoituksena on kuvata ylätasolla hankittavan järjestelmän tukema toiminta, käyttäjäroolit ja kytkentä muihin järjestelmiin. Varsinaiset vaatimukset on koottu tarjouspyynnön vaatimuslomakkeeseen.

Voit ladata materiaalin omaan käyttöösi. Pohjien avulla voit kuvata nykytilaa ja tavoitetilaa. Arkkitehtuuritiivistelmä (linkkipainike ohessa) liitetään tarjouspyynnön liitteeksi ”Hankinnan kohde” -kuvauspohjan yhteyteen.

Linkki: Lisävihjeitä Arkkitehtuuritiivistelmän käytön tueksi

Voit arkkitehtuuritiivistelmän lisäksi hyödyntää KA-taulukoita (linkkipainike ohessa) keskeisimpiin osakuvauksiin.

Nykytilan ja Tavoitetilan arkkitehtuurikuvausten lisäksi on hyvä tarkentaa ”Hankinnan kohde” -kuvauspohjaan volyymejä:

  • Käyttäjien määrä rooleittain
  • Järjestelmässä käsiteltävien kohteiden (data) määriä (esim. kuinka monta kustannuspaikkaa, laskua, rakennuslupaa, kiinteistöä, toimipistettä, oppilasta ym.)
  • Luonnehdinta, mitä tietoa vanhasta järjestelmästä tulee siirtää hankittavaan uuteen järjestelmään osana käyttöönottoprojektia

Vaatimuslomakkeen ja ”Hankinnan kohde” -kuvauspohjan löydät oppaan sivulta Tarjouspyyntö (linkkipainike ohessa).