Tietosuojaseloste / Toimitilat-yksikkö

Rekisterinpitäjä

Sipoon kunta, Tekninen valiokunta
Lukkarinmäentie 2, PL 7, 04131 Sipoo
Vaihde +358 9 23531
kirjaamo@sipoo.fi

Rekisterin vastuuhenkilö

Tilapalvelupäällikkö, Sipoon kunta

Rekisterin yhteyshenkilö

Tilapalvelupäällikkö, Sipoon kunta
+358 40 191 4517

Kaikki rekisteröidyn oikeuden käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot kannattaa ensisijaisesti osoittaa kyseiselle toiminnalle.
Toimitila-yksikölle kysymykset osoitetaan osoitteeseen toimitilat@sipoo.fi. Yhteyttä voi ottaa myös henkilökohtaisesti toimipisteissämme sekä verkkosivuston kautta tai kirjallisesti yllä olevaan osoitteeseen.

Miten henkilötietojasi käsitellään ja mikä on tietojen käsittelyperuste?

Toimitilat-yksikkö suunnittelee, rakennuttaa, kunnossapitää ja vuokraa toimitiloja kunnan omien yksiköiden tarpeisiin sekä turvaa rakennuskannan arvon säilymistä ennakoivalla ja kestävällä kiinteistönpidolla. Rekisteritiedot liittyvät kiinteistöjen hallintaan, vuokraukseen ja kulunhallintaan.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.

Henkilötietojen käsittelyperuste:

  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.
  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 b-kohta: käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.
  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi

 

Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:

  • Maankäyttö- ja rakennuslaki 132/1999
  • Maankäyttö- ja rakennusasetus 895/1999
  • Kuntalaki 410/2015
  • Arkistolaki 831/1994
  • Hallintolaki 434/2003
  • Laki julkisista hankinnoista 1397/2016
  • Laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1398/2016
  • Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä 1233/2006
  • Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019
  • Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999
  • Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 13/2003
  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus 679/2016
  • Tietosuojalaki 1050/2018.

Mitä henkilötietojasi käsitellään?

Rekisteröityjen ryhmiä ovat hakija, asiamies, maksaja, suunnittelija, työnjohtaja, ilmoituksen tekijä, viranomainen, lausunnon antaja, lausunnon pyytäjä, rakennuksen omistaja, päätöksen vastaanottaja, työn suorittaja, ilmoittaja, kehotuksen saaja, uhkasakon saaja, vastineen antaja, naapuri ja muu rakennusvalvonta-asian osapuoli.

Henkilöistä tallennettavia tietoja ovat nimi, henkilötunnus, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja yhteystiedot, koulutus- ja ammattipätevyys, asiakohtaiset rooli- ja käsittelytiedot, rakennuksen omistustieto, tiedot suostumuksesta suoramarkkinointiin, turvakiellosta ja VRK-estosta sekä muita käyttäjien suostumuksella kerättyjä tietoja.

Kuka voi käsitellä henkilötietojasi?

Tietojasi käsittelevät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan rekisterin käyttö kuuluu. Sähköisesti tallennetut tiedot säilytetään järjestelmissä, jotka on suojattu asianmukaisilla suojausmekanismeilla. Pääsy henkilötietoihin on vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä.

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Henkilötiedot saadaan pääasiallisesti luvan hakijalta, hakijan asiamieheltä, ilmoituksen tai huomautuksen tekijältä, hakemus-, ilmoitus- ja liiteasiakirjoista, katselmustilauksia koskevilta e-lomakkeilta, kiinteistörekisteristä ja Digi- ja väestötietoviraston väestötietojärjestelmästä.

Luovuttaako kunta henkilötietojasi eteenpäin?

Henkilötietoja luovutetaan lainsäädännön ja sopimusten perusteella siihen oikeutetuille tahoille.

Siirretäänkö tietojasi EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?

Tietojasi ei siirretä EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle.

Kuuluuko käsittelyyn automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Käsittelyyn ei kuulu automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään?

Säilytys toteutetaan kunnan arkistonmuodostussuunnitelmien mukaisesti.

Millä tavalla henkilötietojasi suojataan?

Henkilötietojasi saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty. Rekisterin tietoja suojataan ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Suojaus tarkoittaa, että:

  • tilat ja tietojärjestelmät ovat turvallisia
  • henkilötietojen käsittely suunnitellaan etukäteen
  • tietoja käsittelevän henkilöstön osaaminen varmistetaan ja sopimukselliset keinot käydään läpi henkilötietojen käsittelijöiden kanssa
  • tietojasi käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä
  • kaikki Sipoon kunnan laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kunnan oman ja palvelutoimittajien tietoturvasäännösten mukaisesti
  • työntekijöillä on vain työtehtävien mukainen käyttöoikeus sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat eri järjestelmiin
  • Sipoon kunta valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti
  • työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan
  • kunnan paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin
  • tietoja säilytetään vain laissa määrätyn ajan ja ne hävitetään, kun ne eivät ole enää tarpeellisia.