Tietosuojaseloste / Sosiaalipalvelut
Rekisterinpitäjä
Sipoon kunta, Sosiaali- ja terveysvaliokunta
Sipoon kunta, PL 7, 04131 Sipoo
Vaihde +358 9 23531
Rekisterin vastuuhenkilö
Sosiaali- ja terveysjohtaja Leena Kokko, Sosiaali- ja terveysosasto
Rekisterin yhteyshenkilö
Palvelujohtaja Hanna Kaunisto, Lasten, nuorten ja perheiden palvelut
Nikkilän sosiaali- ja terveysasema, PL 7, 04131 Sipoo
Vaihde +358 9 23531
hanna.kaunisto@sipoo.fi
Miten henkilötietojani käsitellään ja mikä on tietojen käsittelyperuste?
Tietojen käsittely perustuu lakisääteisten tehtävien hoitamiseen.
Rekisterin pitämisen peruste: Asiakassuhde
Rekisteri sisältää sosiaalihuollon asiakkaiden tilanteeseen, tuen suunnitteluun, järjestämiseen ja seurantaan liittyvät tarpeelliset tiedot. Lisäksi rekisteriä käytetään palveluiden suunnitteluun ja opetus- sekä tutkimustarkoituksiin, tilastointiin ja laskutukseen.
Toimintaa ohjaavat keskeiset lait:
– EU:n yleinen tietosuoja-asetus 679/2016
– Tietosuojalaki 1050/2018
– Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999
– Hallintolaki 434/2003
– Sosiaalihuoltolaki 1301/2014
– Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 812/2000
– Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 254/2015
– Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 159/2007
– Laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista 980/2012
– Lastensuojelulaki 417/2007
– Laki vammaisuuden perusteella järjestettävistä palveluista ja tukitoimista 380/1987
– Tilastolaki 280/2004
– Arkistolaki (831/1994)
Mitä henkilötietojasi käsitellään?
Sähköisesti tallennetut tiedot
1. ProConsona Sosiaalitoimi -järjestelmään tallennetut tiedot
Perustiedot:
Sukunimi, etunimet
Henkilötunnus
Osoitetiedot ja kotikunta
Puhelinnumerot
Henkilön itsensä nimeämä lähiomainen ja/tai yhteyshenkilö, alaikäisen henkilön huoltaja ja näiden yhteystiedot
Perhetiedot
Asumista koskevat tiedot
Maksuyhteystiedot
Vammaispalvelun erityistiedot
Lastensuojelun erityistiedot
Päihdehuollon erityistiedot
Maksetut etuudet
Asiakaskertomustiedot
Käyttöloki
Tiedot asiakkaan tietoja käsittelevistä henkilöistä
Käyttöoikeuden saaneiden henkilöiden tiedot
Hakemusten käsittely, tukien maksatus ja perintä.
Välitystiliasiakkaiden maksuliikenne.
Toimeentulotukiasiakkaiden tulo- ja menotiedot sekä päätökset.
Aikuis- ja perhetyö – sovellus
Lapsiperheiden palveluiden hakemukset, palvelupäätökset, asiakaskirjaukset.
Työikäisten palveluiden hakemukset, palvelupäätökset, asiakaskirjaukset.
Päihdehuollon asumispalvelupäätökset, tukitoimet, maksatus ja perintä.
Vammaispalveluiden osalta tiedot Ikääntyneiden- ja vammaispalveluiden tietoturvaselosteessa.
Lastensuojelu-sovellus
Lastensuojelun avohuollon, huostaanoton ja sijaishuollon toimenpiteet sekä maksuliikenne ja perintä.
Toimeentuloturva-sovellus
Toimeentulotukihakemukset, tarvittavat tulo- ja menotiedot, päätökset, asiakaskirjaukset ja maksuliikenne.
Vammaispalvelun vanhat ohjelmat – ei käytössä, asiakkaiden vanhat tiedot
Päihdehuollon vanhat ohjelmat – ei käytössä, asiakkaiden vanhat tiedot
Lastensuojelun vanhat ohjelmat – ei käytössä, asiakkaiden vanhat tiedot
2. ProConsona Lastenvalvoja-järjestelmään tallennetut tiedot
Lasten, vanhempien, huoltajien ja mahdollisten isien: nimi, syntymäaika ja yhteystiedot (osoite, puh. nro, sähköposti)
Sopimukset, elatuslaskelmat (tulotiedot)
Isyysasiaa koskevat asiakirjat
Asiakaskertomus
3. ProConsona Ajanvaraus
Asiakkaiden ajanvaraukseen liittyvät tiedot
Erillistiedostot
Erilliselle palvelimelle tai työasemalle tallennetut tiedot, rajoitetut oikeudet, salasanoin suojattu
Koosteita, joiden käyttötarkoitus on seurata asioita kootusti. Tiedot löydettävissä myös asiakastietojärjestelmästä. Vain ennalta sovittujen henkilöiden käytössä. Tuhotaan käytön jälkeen.
Manuaalinen aineisto
Asiakaskohtaisissa kansioissa säilytetään mm. manuaalisesti allekirjoitetut todistukset, lausunnot ja päätökset sekä muut paperimuodossa olevat asiakirjat.
Kaikki tiedot ovat salassa pidettäviä.
Kuka voi käsitellä henkilötietojasi?
Rekisterin sisältämien tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen perusteella. Rekisteriin talletetut henkilötiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelusuhteen päätyttyä. Tietoja saavat käsitellä vain asianomaisessa toimintayksikössä hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt.
Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmalla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella.
A Manuaalinen aineisto
Manuaalinen aineisto (paperiasiakirjat) säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan. Arkistointi tapahtuu arkistolain mukaisesti asiakaskohtaisiin kansioihin.
B ATK:lla käsiteltävät tiedot
Tiedot kerätään sähköisiin tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin sekä muin teknisin keinoin suojattuja. Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.
Tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti ja käyttäjillä on salassapitovelvollisuus. Jokainen käyttäjä allekirjoittaa tietosuojasopimuksen. Järjestelmien salasanat on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. Salassapitovelvollisuus säilyy myös työsuhteen päättymisen jälkeen.
Rekisterin sisältämien tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen perusteella. Rekisteriin talletetut henkilötiedot ovat salassa pidettäviä.
Asiakkaat voivat käyttää internetin kautta tiettyjä sähköisiä asiointipalveluja (esimerkiksi sähköiset lomakkeet) vahvaa tunnistautumista käyttäen.
Ostopalvelut
Hankittaessa palveluja ulkopuolisilta palveluntuottajilta huolehditaan tietoturvan ja tietosuojan toteutumisesta palveluntuottajan kanssa tehtävällä sopimuksella.
Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa siitä, että palveluja annettaessa ja toiminnassa muutenkin noudatetaan salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja -turvasta sekä salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säädöksiä.
Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?
Tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään asiakkaan ja/tai hänen edustajansa ilmoittamien tietojen sekä yksikössä syntyvien tietojen perusteella. Henkilön tietoja voidaan saada viranomaisilta ja muilta tahoilta joko potilaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Tietoja tulee aina ensisijaisesti pyytää asiakkaalta itseltään. Asiakkaalla tulee olla tieto, mikäli tiedot hankitaan nimenomaisen lain säännöksen perusteella.
Sipoolaisten henkilö- ja osoitetietoja saadaan väestörekisteristä viikoittain. Turvakiellossa olevien henkilöiden osoitetiedot eivät päivity järjestelmään. Muut tarvittavat perustiedot kirjataan järjestelmään asiakassuhteen alkaessa.
Luovuttaako kunta henkilötietojasi eteenpäin?
Sosiaalihuollon asiakirjat ovat salassa pidettäviä eikä niitä tai niiden kopiota tai tulostetta saa näyttää eikä luovuttaa sivulliselle eikä antaa sitä teknisen käyttöyhteyden avulla tai muulla tavalla sivullisen nähtäväksi tai käytettäväksi.
Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 812/2000 §14
Salassa pidettävästä asiakirjasta saa antaa tietoja asiakkaan nimenomaisella suostumuksella tai niin kuin laissa erikseen säädetään (§16).
Sosiaalihuollon asiakirjoista voidaan luovuttaa salassapitovelvollisuuden estämättä tietoja, jotka ovat välttämättömiä asiakkaan hoidon, huollon tai koulutuksen tarpeen selvittämiseksi, järjestämiseksi tai toteuttamiseksi tai toimeentulon edellytysten turvaamiseksi. Tai jos:
1) se, jota asiakirja koskee, on hoidon tai huollon ilmeisessä tarpeessa terveytensä, kehityksensä tai turvallisuutensa vaarantumisen vuoksi eikä hoidon tai huollon tarvetta muutoin voida selvittää taikka hoidon tai huollon toimenpiteitä toteuttaa;
2) tieto on tarpeen lapsen edun vuoksi; tai
3) tieto on tarpeen asiakkaan välttämättömien etujen ja oikeuksien turvaamiseksi eikä asiakkaalla itsellään ole edellytyksiä arvioida asian merkitystä.
Tilastotiedot Terveyden- ja hyvinvoinninlaitokselle
Siirretäänkö tietojasi EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?
Rekisteristä ei siirretä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Henkilötietojen luovutukseen Euroopan unionin ulkopuolisiin maihin tarvitaan pääsääntöisesti asiakkaan suostumus. Lisäksi tulee varmistaa tietosuojan riittävä taso sen maan osalta, johon tietoja siirretään.
Kuuluuko käsittelyyn atomaattista päätöksentekoa tai profilointia?
Ei kuulu.
Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään?
Noudatetaan laeissa määriteltyjä säilytysaikoja.
Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 812/2000
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 159/2007
Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 254/2015
Arkistolaki 831/1994
Millä tavalla henkilötietojasi suojataan?
Rekisterin sisältämien tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen perusteella. Rekisteriin talletetut henkilötiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelusuhteen päätyttyä. Tietoja saavat käsitellä vain asianomaisessa toimintayksikössä hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt.
Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmalla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella.
A Manuaalinen aineisto
Manuaalinen aineisto (paperiasiakirjat) säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan. Arkistointi tapahtuu arkistolain mukaisesti asiakaskohtaisiin kansioihin.