Tietosuojaseloste / Sipoon Vesi

Rekisterinpitäjä

Sipoon Vesi
PL 7, 04131 Sipoo
Vaihde +358 9 23531
vesilaitos@sipoo.fi

Rekisterin vastuuhenkilö

Liikelaitosjohtaja Matti Huttunen, Sipoon kunta

Rekisterin yhteyshenkilö

Liikelaitosjohtaja Matti Huttunen, Sipoon kunta
+358 50 554 5091

Kaikki rekisteröidyn oikeuden käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot kannattaa ensisijaisesti osoittaa kyseiselle toiminnalle.
Sipoon Vedelle kysymykset osoitetaan osoitteeseen vesilaitos@sipoo.fi. Yhteyttä voi ottaa myös henkilökohtaisesti toimipisteissämme sekä Sipoon Veden verkkosivuston kautta tai kirjallisesti yllä olevaan osoitteeseen.

Miten henkilötietojasi käsitellään ja mikä on tietojen käsittelyperuste?

Sipoon Vesi on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Käsittelemme asiakkaidemme, asiakkaidemme vuokralaisen tietoja sekä yritysasiakkaiden edustajien henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyn peruste on tapauksesta riippuen alla mainittuihin käyttötarkoituksiimme perustuva sopimussuhde Sipoon Veden kanssa. Näitä ovat mm. sopimuksen täytäntöönpano sekä lakimääräinen velvoite hoitaa kunnan vesi- ja viemärilaitostoiminta lakien (vesihuoltolaki) ja viranomaismääräysten mukaisesti. Varautumissuunnitelma ja hätäviesti-ilmoitukset asiakkaille ovat vesihuoltolain velvoite, ja ne sisältävät henkilöiden ja yritysten sekä viranomaisten yhteyshenkilöiden tietoja. Suoritamme myös asiakastyytyväisyyskyselyjä sekä tarvittaessa voimme koota tilastoja, jotka sisältävät henkilötietoja.
Emme jatkokäsittele henkilötietoja muihin kuin tässä selosteessa todettuihin tarkoituksiin.

Henkilötietojen lainmukaisuus ja käsittelyperusteet:

  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 b-kohta: Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.
  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
  • Vesihuoltolaki 119/2001 ja Sipoon Veden yleiset sopimus- ja toimitusehdot.

 

Mitä henkilötietojasi käsitellään?

Rekisteröidyltä tallennetaan seuraavat tiedot:

  • asiakkaan nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, Y-tunnus
  • mahdolliset yhteyshenkilöt (mm. asioidenhoitaja, isännöitsijä) ja heidän nimensä, osoitteensa sekä puhelinnumeronsa
  • asiakkaan / maksajan tilitiedot, laskutustiedot, maksutilannetiedot
  • palvelun kohteena olevan kiinteistön nimi- ja osoitetiedot, kiinteistötunnus, rekisterinumero,
  • kiinteistötyyppi, liittymistiedot, liittymismaksut sekä tonttijohtomaksut sekä näihin liittyen mahdolliset lisätiedot
  • sopimustiedot sekä vanhan laskutusperusteen tiedot
  • vesimittaritiedot sekä lukemahistoria ja vedenkulutustiedot
  • sekä muita vastaavia asiakkuuden hoitamisen ja ylläpitämisen kannalta tarvittavia tietoja.

Kuka voi käsitellä henkilötietojasi?

Tietojasi käsittelevät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan rekisterin käyttö kuuluu. Sähköisesti tallennetut tiedot säilytetään järjestelmissä, jotka on suojattu asianmukaisilla suojausmekanismeilla. Pääsy henkilötietoihin on vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä.

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Saamme rekisteriin kuuluvia henkilötietoja seuraavista lähteistä: ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään (esim. liittymissopimuksen solmimisen yhteydessä, mittarinlukukortista saadut henkilötiedot, yhteydenottopyynnöt verkkosivujemme kautta) sekä asiakkaan edustaman yrityksen ja Sipoon Veden välisistä asiakassopimuksista. Lisäksi saamme tietoja asiakkaistamme väestörekisterikeskuksesta sekä muilta asiakassuhteen hoitamiseen liittyviltä yhteistyökumppaneilta tai heidän palveluistaan (esim. kiinteistö- ja rakennusrekisteri, maistraatti, postin osoitepalvelu sekä yritys- ja yhteisötietojärjestelmä).

Luovuttaako kunta henkilötietojasi eteenpäin?

Voimme siirtää henkilötietoja yhteistyökumppaneillemme ja alihankkijoillemme. Tällä hetkellä yhteistyökumppaneitamme ovat CGI Oy (asiakastietojen ylläpito, laskutus ja kirjanpito) ja Intrum Justitia Oy (maksunvalvonta ja perintä).

Yhteistyökumppanimme ja alihankkijamme voivat käsitellä henkilötietoja vain lukuumme suoritettavia asiakassuhteen hoitamiseen tai ylläpitoon liittyviä tehtäviä varten. Varmistamme aina, että yhteistyökumppanimme eivät käsittele siirrettäviä henkilötietoja mitään muita tarkoituksia varten.

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Sipoon Veden ulkopuoliseen käyttöön. Erillisestä vaatimuksesta rekisterissä olevia tietoja voidaan luovuttaa vain viranomaisille ja poliisille, kuitenkin vain siltä osin kuin tiedot ovat tarpeen lakiin perustuvan valvonta- tai muun tehtävän suorittamiseksi.

Siirretäänkö tietojasi EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?

Tietojasi ei siirretä EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle.

Kuuluuko käsittelyyn automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Käsittelyyn ei kuulu automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään?

Tällä hetkellä käytössä olevassa asiakastietojärjestelmässä henkilötiedot säilytetään pysyvästi. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen henkilötiedot passivoidaan. Muita, kuin liittymiseen liittyviä laskutustietoja säilytetään 10 vuotta. Henkilötietoja voidaan joutua säilyttämään myös tätä kauemmin, mikäli sovellettava lainsäädäntö tai meitä sitovat sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa. Sipoon Vesi säilyttää liittymis- ja käyttösopimukset, erillisjätevesisopimukset, liitoskohtalausunnot sekä osan kiinteistön vesi- ja viemärisuunnitelmista tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Millä tavalla henkilötietojasi suojataan?

Henkilötietojasi saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty. Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta.

Manuaalista aineistoa säilytetään lukkojen takana. Digitaalisesti käsiteltävien henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Tietoja ja palvelua suojataan muun muassa palomuurin, fyysisten laitetilojen suojaamisen, kulunvalvonnan, roolin mukaisten käyttöoikeuksien ja salaustekniikoiden avulla. Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä.

Henkilötietoja käsittelevät vain Sipoon Vesi määrittelemät henkilöt, jotka ovat Sipoon Veden palveluksessa, sekä Sipoon Veden toimeksiannosta asiakasrekisterin ja siihen liittyvien tietojärjestelmien ylläpitämiseen tai kehittämiseen osallistuvat kolmannet osapuolet. Nämä tunnistautuvat järjestelmiin henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla.