Tietosuojaseloste / Rakennusvalvonta

Rekisterinpitäjä

Sipoon kunta, Rakennus- ja ympäristövaliokunta
Lukkarinmäentie 2, PL 7, 04131 Sipoo
Vaihde +358 9 23531
kirjaamo@sipoo.fi

Rekisterin vastuuhenkilö

Rakennusvalvontapäällikkö, Sipoon kunta

Rekisterin yhteyshenkilö

Rakennusvalvontapäällikkö
+358 40 191 6032

Rakennusvalvontasihteeri
+358 40 191 4234

Kaikki rekisteröidyn oikeuden käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot kannattaa ensisijaisesti osoittaa kyseiselle toiminnalle.

Yhteyttä voi ottaa henkilökohtaisesti toimipisteissämme ajanvarauksella sekä verkkosivuston kautta tai kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen. Yhteydenottoja toivotaan ensisijaisesti sähköpostilla.

Miten henkilötietojasi käsitellään ja mikä on tietojen käsittelyperuste?

Rakennusvalvonnan päätehtäviin kuuluvat rakentamista koskeva ohjaus, neuvonta ja lupakäsittely sekä rakentamisaikainen valvonta ja rakennetun ympäristön valvonta.

Henkilötietoja käsitellään rakennusvalvontaviranomaisen lakisääteisten tehtävien hoitamiseksi; Maankäyttö- ja rakennuslain edellyttämän lupa ja valvontamenettelyn toteuttaminen.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.

Henkilötietojen käsittelyperuste:

  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.

 

Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:

  • Maankäyttö- ja rakennuslaki 132/1999,
  • Maankäyttö- ja rakennusasetus 895/1999
  • Laki väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista 661/2009
  • Valtioneuvoston asetus väestötietojärjestelmästä 128/2010
  • Arkistolaki 831/1994
  • Hallintolaki 434/2003
  • Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)
  • Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999
  • Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 13/2003.

Mitä henkilötietojasi käsitellään?

Rekisteröityjen ryhmiä ovat hakija, asiamies, maksaja, suunnittelija, työnjohtaja, ilmoituksen tekijä, viranomainen, lausunnon antaja, lausunnon pyytäjä, rakennuksen omistaja, päätöksen vastaanottaja, työn suorittaja, ilmoittaja, kehotuksen saaja, uhkasakon saaja, vastineen antaja, naapuri ja muu rakennusvalvonta-asian osapuoli.

Henkilöistä tallennettavia tietoja ovat nimi, henkilötunnus, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja yhteystiedot, koulutus- ja ammattipätevyys, asiakohtaiset rooli- ja käsittelytiedot, rakennuksen omistustieto, tiedot suostumuksesta suoramarkkinointiin, turvakiellosta ja VRK-estosta sekä muita käyttäjien suostumuksella kerättyjä tietoja.

Kuka voi käsitellä henkilötietojasi?

Tietojasi käsittelevät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan rekisterin käyttö kuuluu. Sähköisesti tallennetut tiedot säilytetään järjestelmissä, jotka on suojattu asianmukaisilla suojausmekanismeilla. Pääsy henkilötietoihin on vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä.

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Henkilötiedot saadaan pääasiallisesti luvan hakijalta, hakijan asiamieheltä, ilmoituksen tai huomautuksen tekijältä, hakemus-, ilmoitus- ja liiteasiakirjoista, katselmustilauksia koskevilta e-lomakkeilta, kiinteistörekisteristä ja Digi- ja väestötietoviraston väestötietojärjestelmästä.

Luovuttaako kunta henkilötietojasi eteenpäin?

Henkilötietoja sisältävät rakennustiedot luovutetaan Digi- ja väestötietoviraston (DVV) väestötietojärjestelmän (VTJ) rakennus- ja huoneistorekisteriin (RHR).

Tietojen luovutuksen peruste: Rakennusvalvonnalla on rakennustietojen ilmoitusvelvollisuus, joka edellyttää henkilötietojen luovuttamista (Laki väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista 661/2009 15§ ja 25 §).

Lupaprosesseihin liittyvät naapurien kuulemiset sisältävät henkilötietoja: Lupapisteessä näkyy hakemuksen kohteena olevan kiinteistön osalta laajemmat henkilötiedot sekä naapurikiinteistöjen osalta nimi- ja osoitetiedot kaikille Lupapisteeseen hankkeelle mukaan hyväksytyille osapuolille.

Tietojen luovutuksen peruste: Lupahakemuksen vireilletulosta on ilmoitettava naapurille (MRL 133 § ja 173 §, MRA 65 §, MRA 86 §).

Lupapäätöksiin liittyvät julkipanot sisältävät aina henkilötietoja.

Tietojen luovutuksen peruste: Ilmoitus päätöksen antamisesta on tehtävä päätöksen antavan viranomaisen ilmoitustaululla ennen päätöksen antamispäivää. Ilmoituksessa on mainittava päätöksen antamispäivän lisäksi asian laatu ja päätöksen tekevä viranomainen. Ilmoitus on pidettävä päätöksen tehneen viranomaisen ilmoitustaululla vähintään oikaisuvaatimuksen tai valituksen tekemiselle varatun ajan. Lupapäätös toimitetaan luvan hakijan lisäksi asetuksella säädettäville viranomaisille ja niille, jotka ovat sitä huomautuksessa tai erikseen pyytäneet. (MRL142 §, MRA 97 §)

Rakennusvalvonnalle osoitetaan asiakirjapyyntöjä suunnitelmiin, päätöksiin ja katselmuksiin liittyen; asiakirjat saattavat sisältää henkilötietoja.

Tietojen luovutuksen peruste: Kunnalla on velvollisuus luovuttaa viranomaisen asiakirjoja (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta, 21.5.1999/621).

Rakennusvalvonta pyytää lausuntoja lupaprosesseihin ja katselmuksiin liittyen.

Tietojen luovutuksen peruste: Rakennusvalvonnalla on mahdollisuus pyytää pakollisia tai harkinnanvaraisia lausuntoja eri viranomaisilta, joissa viranomaiset ilmaisevat kantansa hankkeen johdosta. (MRL 121 §, 133 §, 173 §, MRA 60 §)

Poikkeamis- ja suunnittelutarveratkaisupäätökset toimitetaan Uudenmaan elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukselle (ELY).

Tietojen luovutuksen peruste: Kunnan on toimitettava poikkeamispäätös ja suunnittelutarveratkaisu viivytyksettä tiedoksi elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukselle. (MRL 137 §, 174 §)

Siirretäänkö tietojasi EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?

Tietojasi ei siirretä EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle.

Kuuluuko käsittelyyn automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Käsittelyyn ei kuulu automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään?

Säilytys toteutetaan kunnan arkistonmuodostussuunnitelmien mukaisesti

Millä tavalla henkilötietojasi suojataan?

Henkilötietojasi saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty. Rekisterin tietoja suojataan ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Suojaus tarkoittaa, että:

  • tilat ja tietojärjestelmät ovat turvallisia
  • henkilötietojen käsittely suunnitellaan etukäteen
  • tietoja käsittelevän henkilöstön osaaminen varmistetaan ja sopimukselliset keinot käydään läpi henkilötietojen käsittelijöiden kanssa
  • tietojasi käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä
  • kaikki Sipoon kunnan laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kunnan oman ja palvelutoimittajien tietoturvasäännösten mukaisesti
  • työntekijöillä on vain työtehtävien mukainen käyttöoikeus sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat eri järjestelmiin
  • Sipoon kunta valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti
  • työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan
  • kunnan paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin
  • tietoja säilytetään vain laissa määrätyn ajan ja ne hävitetään, kun ne eivät ole enää tarpeellisia.