Tietosuojaseloste / Nuorisopalvelut

Rekisterinpitäjä

Sipoon kunta, Sivistysvaliokunta
Lukkarinmäentie 2, PL 7, 04131 Sipoo
Vaihde +358 9 23531
kirjaamo@sipoo.fi

Rekisterin vastuuhenkilö

Kulttuuri- ja vapaa-aikapäällikkö

Rekisterin yhteyshenkilö

Nuorisopalvelupäällikkö
+358 9 23531

Kaikki rekisteröidyn oikeuden käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot kannattaa ensisijaisesti osoittaa kyseiselle toiminnalle.
Yhteyttä voi ottaa henkilökohtaisesti toimipisteissämme sekä verkkosivuston kautta tai kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen.

Miten henkilötietojasi käsitellään ja mikä on tietojen käsittelyperuste?

Tarjoamme nuorille tukea, apua ja neuvontaa sekä mielekästä tekemistä vapaa-ajalla. Edistämme myös nuorten osallisuutta heitä koskevassa päätöksenteossa.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on nuorisotyön asiakassuhteiden hoitaminen ja tilastointi.

Henkilötietoja kerätään nuorisotyössä, etsivässä nuorisotyössä, ehkäisevässä päihdetyössä ja nuorisovaltuuston toiminnassa.

Ilmoittautumistietoja kerätään kerho-, retki- ja tapahtumailmoittautumisten yhteydessä.
Nuorisovaltuustovaalien osallistumiseen, äänestysoikeuden ilmoittamiseen ja äänestysoikeuden tarkistamiseen tarvittavat henkilötiedot on saatu Facta-kuntarekisteristä.

Etsivän nuorisotyön tarkoituksena on tavoittaa tuen tarpeessa oleva nuori ja ohjata hänet sellaisten palvelujen ja muun tuen piiriin, jolla edistetään hänen kasvuaan ja itsenäistymistään sekä pääsyään koulutukseen ja työmarkkinoille (nuorisolaki 1285/2016, § 10). Nuorisolain kohderyhmänä ovat kaikki alle 29-vuotiaat nuoret.

Henkilötietojen käsittelyperuste:

• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten
• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 b-kohta: Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä
• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 d-kohta: käsittely on tarpeen rekisteröidyn tai toisen luonnollisen henkilön elintärkeiden etujen suojaamiseksi
• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e-kohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

 

Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:

• Nuorisolaki (1285/2016)
• Tietosuojalaki (1050/2018)
• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
• Arkistolaki (831/1994)

 

Mitä henkilötietojasi käsitellään?

Henkilöistä merkitään vain asioiden hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot.

Nuoresta kerätään

• yksilöinti- ja yhteystiedot
  • nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, äidinkieli
• kuvauslupa ja lupa julkaista kuva julkiseen käyttöön
• tietoja nuoren asuin- ja elinoloista
  • asumismuoto, taloudellinen tilanne, työssä/työtön, opiskelemassa tms.
• terveydelliset tiedot
• mihin palveluihin nuori on ohjattu
• mitä kautta nuori on ohjautunut etsivän nuorisotyön pariin
• erilaisista kyselyistä ja ilmoittautumisista muodostuneet tiedot

 

Huoltajien yhteystiedot kerätään mahdollisten yhteydenottojen ja laskutuksen vuoksi. Rekisteriin tallennetaan:

• nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero

 

Kuka voi käsitellä henkilötietojasi?

Tietojasi käsittelevät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan rekisterin käyttö kuuluu ja vain työtehtävien edellyttämässä laajuudessa. Sähköisesti tallennetut tiedot säilytetään järjestelmissä, jotka on suojattu asianmukaisilla suojausmekanismeilla. Pääsy henkilötietoihin on vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä.

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Henkilötietoja kerätään nuorelta eli rekisteröidyltä itseltään tai huoltajilta sekä palveluihin rekisteröitymisen ja palveluiden käyttämisen yhteydessä ilmenevistä tiedoista.

Tietojen luovuttaminen etsivää nuorisotyötä varten edellyttää lähtökohtaisesti nuoren antamaa suostumusta. Salassapitosäännösten estämättä nuoren yhteystiedot kuitenkin luovutetaan etsivää nuorisotyötä varten, kun kyseessä on:

– oppivelvollisuuden päättävä tai 18 vuotta täyttänyt nuori, joka ei ole sijoittunut perusopetuksen jälkeisiin opintoihin

-nuori, joka alle 25-vuotiaana keskeyttää opinnot ammatillisessa tai lukiokoulutuksessa

-nuori, joka alle 25-vuotiaana vapautetaan varusmies- ja siviilipalveluksesta palveluskelpoisuuden puuttumisen takia tai joka keskeyttää palveluksen

Nuori voi myös itse hakeutua etsivän nuorisotyön pariin

Luovuttaako kunta henkilötietojasi eteenpäin?

Rekisterinpitäjänä kunta voi luovuttaa rekisterissä olevia henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa.

Lain viranomaisen toiminnan julkisuudesta 16 §:n 3 momentin mukaan viranomaisen henkilörekisteristä saa antaa henkilötietoja sisältävän kopion tai tulosteen tai sen tiedot sähköisessä muodossa, jollei laissa ole toisin erikseen säädetty, vain jos luovutuksensaajalla on henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja.

Ohjaava lainsäädäntö

• Nuorisolaki (1285/2016) 12 § Nuoren tietojen käsittely etsivässä nuorisotyössä
• Tietosuojalaki (1050/2018)
• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
• Laki viranomaistoiminnan julkisuudesta (621/1999)

 

Siirretäänkö tietojasi EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?

Tietojasi ei siirretä EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle.

Kuuluuko käsittelyyn automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Käsittelyyn ei kuulu automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään?

Säilytys toteutetaan lainsäädännön ja kunnan tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Nuorisolain (1285/2016) 12 § mukaan tiedot ovat etsivässä nuorisotyössä hävitettävä heti, kun ne eivät ole välttämättömiä tehtävän hoitamiseksi.

Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja jos se toiminnan kannalta (uusiutuva asiakkuus, seuranta) on välttämätöntä, enintään viisi (5) vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen. Pitkä säilytysaika johtuu siitä, että moni asiakassuhde voi jatkua pitkän tauon jälkeen.

Muissa työmuodoissa tietoja säilytetään rekisterissä rekisteröidyn toimintaan osallistumisen ajan, enintään siihen saakka, kun rekisteröity täyttää 29 vuotta (Nuorisolaki 1285/2016).

Ilmoittautumisten yhteydessä tietoja säilytetään toiminnon toteutumiseen ja mahdolliseen laskutukseen saakka.

Millä tavalla henkilötietojasi suojataan?

Henkilötietojasi saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty. Rekisterin tietoja suojataan ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Suojaus tarkoittaa, että:

• tilat ja tietojärjestelmät ovat turvallisia
• henkilötietojen käsittely suunnitellaan etukäteen
• tietoja käsittelevän henkilöstön osaaminen varmistetaan ja sopimukselliset keinot käydään läpi henkilötietojen käsittelijöiden kanssa
• tietojasi käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä
• kaikki Sipoon kunnan laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kunnan oman ja palvelutoimittajien tietoturvasäännösten mukaisesti
• työntekijöillä on vain työtehtävien mukainen käyttöoikeus sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat eri järjestelmiin
• Sipoon kunta valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti
• työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan
• kunnan paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin
• tietoja säilytetään vain laissa määrätyn ajan ja ne hävitetään, kun ne eivät ole enää tarpeellisia.