Tietosuojaseloste / Liikuntapalvelut

Rekisterinpitäjä

Sivistysvaliokunta, Sipoon kunta
Lukkarinmäentie 2, PL 7, 04131 Sipoo
Vaihde +358 9 23531
kirjaamo@sipoo.fi

Rekisterin vastuuhenkilö

Kulttuuri- ja vapaa-aikapäällikkö

Rekisterin yhteyshenkilö

Toimisto- ja laskutussihteeri, liikuntakoordinaattori

Miten henkilötietojasi käsitellään ja mikä on tietojen käsittelyperuste?

Liikuntapalveluissa tuotamme ja kehitämme kunnan palveluita kaikenikäisille. Liikuntapalvelut tarjoavat monipuolisia liikunta- ja ulkoilupalveluita kunnan asukkaille ja järjestää ohjattuja liikuntaryhmiä. Asukkaiden käytössä on myös useita erilaisia liikuntapaikkoja, kuten hiihtolatuja, palloilukenttiä ja liikuntasaleja.

Henkilötietoa meillä kertyy asiakassuhteen hoitamiseen ja tilastointiin.

Ilmari henkilötietorekisteri:

Järjestelmään rekisteröidään vai asioiden hoitamisen kannalta ja rekisteröityjen oikeusturvan kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyt henkilöt ovat asianosaisia käsiteltävissä asioissa, jotka rekisteröidään järjestelmään. Rekisterissä olevat ryhmien osallistujia koskevat tiedot ovat välttämättömiä, jotta osallistujat saadaan riittävän tarkasti yksilöityä ryhmiin ja jotta laskutus kohdentuu oikein.

Timmi tilanvaraus- ja avustusjärjestelmä:

Kuntalaiset rekisteröityvät Timmi-tilanvaraus ja avustusjärjestelmään voidakseen hakea Kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluiden tiloja käyttöönsä sekä anoa Kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluiden avustuksia.

Avustushakemusten kirjaaminen ja käsittely.

Sportyplanner-palvelu:

Järjestelmään rekisteröidään vai asioiden hoitamisen kannalta ja rekisteröityjen oikeusturvan kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyt henkilöt ovat asianosaisia käsiteltävissä asioissa, jotka rekisteröidään järjestelmään.

 

Rekisterissä olevia henkilötietoja voidaan käsitellä mm. seuraaviin tarkoituksiin:

• liikuntaryhmien ja kurssien asiakassuhteen hoitaminen
• osanottajaluetteloihin
• todistuksiin
• ryhmäviesteihin
• postituksiin (osoitetarroihin)
• tilastointi, toiminnan suunnittelu ja kehittäminen
• kunnan maksamien avustusten tai maksujen käsittely
• laskujen käsittely

 

Henkilörekisterin oikeusperuste

Kunnalla on lakisääteinen velvoite järjestää liikuntapalveluita. Liikuntapalveluihin osallistuminen on vapaaehtoista ja tietojen käsittely perustuu ilmoittautumisen yhteydessä annettujen tietojen osalta joko suostumukseen tai sopimukseen palvelujen käyttämisestä.

Kunnalla on myös lakisääteisiä velvoitteita käsitellä tiettyjä tietoja palvelun käyttäjiltä, kuten laskujen maksu ja kunnan tai asiakkaan hakemat avustukset.

Rekisterissä tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, valtionhallinnon ja kunnan viranomaisten edellyttämien tilastotietojen tuottamista varten.

Rekisterissä olevat opettajia tai ryhmän vetäjiä koskevat tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, jotta heidät saadaan riittävän tarkasti yksilöityä palkantilauksia varten.

Järjestelmään rekisteröidään vain asioiden hoitamisen kannalta ja rekisteröityjen oikeusturvan kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyt henkilöt ovat asianosaisia käsiteltävissä asioissa, jotka rekisteröidään järjestelmään.

Tilavarauksien tekijöiden tiedot ovat viranomaisille välttämättömiä asiakkaan yksilöimiseksi sekä laskuttamista ja mahdollista perintää varten.

Henkilötietojen käsittelyperuste:

• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 b-kohta: Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.
• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.

Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:

• Kuntalaki 2. luku – Kunnan tehtävät ja järjestämisvastuut (410/2015)
• Tietosuojalainsäädäntö
• Liikuntalaki § 5: kunnan tehtävät liikuntalain mukaisesti

 

Mitä henkilötietojasi käsitellään?

Tietojärjestelmässä olevat tiedot.

Henkilötietorekisteri:

• Sukunimi, etunimi, henkilötunnus osallistujalle henkilön yksilöimiseksi ja laskutusta varten.
• Alaikäisen osallistujan yhteydessä maksajan yhteystiedot ja henkilötunnus laskutusta varten.
• Osoite postitusta varten.
• Puhelinnumero tiedottamista varten.
• Sähköpostiosite ilmoittautumisen vahvistusilmoitusta ja tiedottamista varten.
• Tarvittaessa mahdolliset sairaudet ja allergiat.

Tilavaraukset:

• Rekisteröidyn nimi (yksityishenkilö, yhdistys, yritys, muu käyttäjäyhteisö).
• Osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilö-, rekisteri- tai Y-tunnus (tarvitaan kohdistettaessa laskutusta oikealle asiakkaalle).

Avustukset:

• Rekisteröidyn nimi (yksityishenkilö, yhdistys, yritys, muu käyttäjäyhteisö).
• Osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilö-, rekisteri- tai Y-tunnus, tilinumero (tarvitaan kohdistettaessa myönnetty avustus oikealle asiakkaalle).

Sportyplanner:

Palveluun kirjautumisen yhteydessä rekisteröidyistä kerätään etu- ja sukunimi sekä sähköpostiosoite.

Kun valmentaja kutsuu asiakkaansa valmennussuhteeseen, kerätään asiakkaasta edellä mainittujen lisäksi syntymäaika, osoitetiedot ja puhelinnumero.

Kun valmentaja on kutsunut asiakkaan valmennussuhteeseen, on valmentajalla oikeus nähdä asiakkaan palveluun kirjaamia muistiinpanoja, suoritettuja harjoitteita ja niihin liittyviä kommentteja. Valmentaja voi kerätä asiakkaasta tietoja, jotka ovat asiakassuhteen kannalta oleellisia. Näitä tietoja ovat esimerkiksi asiakkaan kuntotestitulokset ja terveydentila sekä mahdolliset liikuntaan liittyvät rajoitteet. Valmentaja voi myös kuvata (valokuvia ja videokuvaa hyödyntäen) asiakastaan suorittamassa harjoitteita ja voi siten luoda asiakkaalle yksilöllisiä harjoitusohjelmia.

Kuka voi käsitellä henkilötietojasi?

Rekisterin tiedot ovat käytettävissä tehtävänmukaisin käyttöoikeusrajauksin.

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Rekisteri on tarkoitettu ainoastaan vapaa-aikatoimen sisäiseen viranomaiskäyttöön, johon käyttäjille määritellään henkilökohtaiset käyttöoikeudet.

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Tiedot kerätään pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään esim. sähköisen ilmoittautumisen tai erillisen ilmoittautumisen kautta (lomake tai puhelin).

Ilmoittautuminen voidaan tehdä toisen puolesta joissakin tapauksissa, tällöinkin tietojen antaminen on suostumukseen perustuvaa ja rekisteröityä informoidaan tietojen tallentamista.

Opettajien ja ohjaajien tiedot tulevat heiltä itseltään tai heitä edustavilta tahoiltaan.

Keskeinen lainsäädäntö:

• Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 4–7 luku (621/1999)
• Kuntalaki 2. luku – Kunnan tehtävät ja järjestämisvastuut (410/2015)
• Kaupungin palveluihin liittyvä erityslainsäädäntö
• Tietosuojalainsäädäntö

 

Luovuttaako kunta henkilötietojasi eteenpäin?

Säännönmukaista tietojen luovutusta ei ole. Henkilökohtaisia tietoja ei luovuteta. Rekisteriin talletetut henkilötiedot on säädetty salassa pidettäviksi.

Avustushakemusten tiedot (hakija/haettava avustussumma) luovutetaan vapaa-ajanjaoston käsiteltäväksi.

Siirretäänkö tietojasi EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Kuuluuko käsittelyyn automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Henkilötietorekisterin käsittelyyn ei kuulu automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään?

Tietojen säilytysaikoja ohjataan kunnan tiedonohjaussuunnitelmassa.

Henkilötietoja säilytetään vain sen aikaa, kun se on käsittelyn kannalta tarpeellista, ellei laista muuta johdu. Tietoja säilytetään korkeintaan 3 kuukautta.

Säilytysaika kirjanpidon aineistolle ja raporteille on pääsääntöisesti 10 vuotta.

Ostolaskuihin sekä ostoreskontraan ja myyntilaskutukseen sekä myyntireskontraan liittyvä aineisto säilytetään pääsääntöisesti 6 tai 10 vuotta arkistointi-säännösten mukaisesti. Laskutustietoja säilytetään kirjanpitolaissa määritetty aika.

Tilavaraukset ja avustukset:

Rekisterin sisältämien tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen perusteella.

Sportyplanner:

Tiedot säilyvät niin pitkään kuin palvelun käyttäjä eli rekisteröity haluaa. Rekisteröidyllä on kuitenkin oikeus tietojen poistamiseen aina, jolloin Sportyfly poistaa Sportyplanner-tilin. Tällöin kaikki rekisteröidyn syöttämät tiedot poistetaan myös palvelimelta.

Huom! Valmentajan asiakkaalle tekemiä ohjelmia ei tässä tapauksessa poisteta. Valmentajalla säilyy oikeus luomiensa ohjelmien hallinnointiin. Jos asiakas haluaa, että valmentaja poistaa hänelle tekemänsä ohjelmat, on hän tällöin yhteydessä valmentajaansa.

Millä tavalla henkilötietojasi suojataan?

Henkilötietorekisteri: Järjestelmää käytetään verkkoympäristössä aina SSL-suojatussa yhteydessä. Järjestelmän hallintokäyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja käyttäjäkohtaista salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla suljetaan käyttäjätunnus.

Tilanvaraus- ja avustusohjelma: Sähköisesti tallennettu aineisto säilytetään Timmi-järjestelmässä, joka sijaitsee palomuurin takana, eikä tietokantaan ole suoraa yhteyttä.

Tietoihin pääsyä säädellään käyttöoikeuksin. Järjestelmän käyttäjä kirjautuu tunnuksella ja salasanalla sisään järjestelmään.

Sportyplanner: Rekisteri on tarkoitettu ainoastaan liikuntapalvelun sisäiseen työkäyttöön, johon käyttäjille määritellään henkilökohtaiset käyttöoikeudet.

Järjestelmää käytetään verkkoympäristössä aina SSL-suojatussa yhteydessä.

Järjestelmän hallintokäyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja käyttäjäkohtaista salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla suljetaan käyttäjätunnus.

Henkilötietojasi saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty. Rekisterin tietoja suojataan ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Suojaus tarkoittaa, että:

• tilat ja tietojärjestelmät ovat turvallisia
• henkilötietojen käsittely suunnitellaan etukäteen
• tietoja käsittelevän henkilöstön osaaminen varmistetaan ja sopimukselliset keinot käydään läpi henkilötietojen käsittelijöiden kanssa
• tietojasi käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä
• kaikki Sipoon kunnan laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kunnan oman ja palvelutoimittajien tietoturvasäännösten mukaisesti
• työntekijöillä on vain työtehtävien mukainen käyttöoikeus sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat eri järjestelmiin
• Sipoon kunta valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti
• työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan
• kunnan paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin
• tietoja säilytetään vain laissa määrätyn ajan ja ne hävitetään, kun ne eivät ole enää tarpeellisia