Tietosuojaseloste / Kulttuuripalvelut

Rekisterinpitäjä

Sivistysvaliokunta, Sipoon kunta
Lukkarinmäentie 2, PL 7, 04131 Sipoo
Vaihde +358 9 23531
kirjaamo@sipoo.fi

Rekisterin vastuuhenkilö

Kulttuuri- ja vapaa-aikapäällikkö

Rekisterin yhteyshenkilö

Toimisto- ja laskutussihteeri, kulttuurisuunnittelija, kulttuuripalvelupäällikkö

Miten henkilötietojasi käsitellään ja mikä on tietojen käsittelyperuste?

Kulttuuripalveluissa tuotamme ja kehitämme kunnan palveluita kaikenikäisille sekä koordinoimme myös taiteen perusopetusta. Henkilötietoa meillä kertyy asiakassuhteen hoitamiseen ja tilastointiin.

Ilmari henkilötietorekisteri:

Järjestelmään rekisteröidään vai asioiden hoitamisen kannalta ja rekisteröityjen oikeusturvan kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyt henkilöt ovat asianosaisia käsiteltävissä asioissa, jotka rekisteröidään järjestelmään. Rekisterissä olevat ryhmien osallistujia koskevat tiedot ovat välttämättömiä, jotta osallistujat saadaan riittävän tarkasti yksilöityä ryhmiin ja jotta laskutus kohdentuu oikein.

Timmi tilanvaraus- ja avustusjärjestelmä:

Kuntalaiset rekisteröityvät Timmi-tilanvaraus ja avustusjärjestelmään voidakseen hakea Kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluiden tiloja käyttöönsä sekä anoa Kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluiden avustuksia.

Avustushakemusten kirjaaminen ja käsittely.

Uutiskirje-palvelu (Liana Mailer):

Järjestelmään rekisteröidään vai asioiden hoitamisen kannalta ja rekisteröityjen oikeusturvan kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyt henkilöt ovat asianosaisia käsiteltävissä asioissa, jotka rekisteröidään järjestelmään.

 

Rekisterissä olevia henkilötietoja voidaan käsitellä mm. seuraaviin tarkoituksiin:

• tiedon jakaminen

• osanottajaluetteloihin
• todistuksiin
• ryhmäviesteihin
• tilastointi, toiminnan suunnittelu ja kehittäminen

• kunnan maksamien avustusten tai maksujen käsittely
• laskujen käsittely

 

Henkilörekisterin oikeusperuste

Kunnalla on lakisääteinen velvoite järjestää kulttuuripalveluita. Kulttuuripalveluihin osallistuminen on vapaaehtoista ja tietojen käsittely perustuu ilmoittautumisen yhteydessä annettujen tietojen osalta joko suostumukseen tai sopimukseen palvelujen käyttämisestä.

Kunnalla on myös lakisääteisiä velvoitteita käsitellä tiettyjä tietoja palvelun käyttäjiltä, kuten laskujen maksu ja kunnan tai asiakkaan hakemat avustukset.

Rekisterissä tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, valtionhallinnon ja kunnan viranomaisten edellyttämien tilastotietojen tuottamista varten.

Rekisterissä olevat opettajia tai ryhmän vetäjiä koskevat tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, jotta heidät saadaan riittävän tarkasti yksilöityä palkantilauksia varten.

Järjestelmään rekisteröidään vain asioiden hoitamisen kannalta ja rekisteröityjen oikeusturvan kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyt henkilöt ovat asianosaisia käsiteltävissä asioissa, jotka rekisteröidään järjestelmään.

Tilavarauksien tekijöiden tiedot ovat viranomaisille välttämättömiä asiakkaan yksilöimiseksi sekä laskuttamista ja mahdollista perintää varten.

Henkilötietojen käsittelyperuste:

• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 b-kohta: Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.
• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.

Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:

• Kuntalaki 2. luku – Kunnan tehtävät ja järjestämisvastuut (410/2015)
• Tietosuojalainsäädäntö

 

Mitä henkilötietojasi käsitellään?

Tietojärjestelmässä olevat tiedot.

Henkilötietorekisteri:

• Sukunimi, etunimi, henkilötunnus osallistujalle henkilön yksilöimiseksi ja laskutusta varten.
• Alaikäisen osallistujan yhteydessä maksajan yhteystiedot ja henkilötunnus laskutusta varten.
• Osoite postitusta varten.

• Puhelinnumero tiedottamista varten.
• Sähköpostiosite ilmoittautumisen vahvistusilmoitusta ja tiedottamista varten.
• Tilavaraukset:

• Rekisteröidyn nimi (yksityishenkilö, yhdistys, yritys, muu käyttäjäyhteisö).

• Osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilö-, rekisteri- tai Y-tunnus (tarvitaan kohdistettaessa laskutusta oikealle asiakkaalle).

Avustukset:

• Rekisteröidyn nimi (yksityishenkilö, yhdistys, yritys, muu käyttäjäyhteisö).
• Osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilö-, rekisteri- tai Y-tunnus, tilinumero (tarvitaan kohdistettaessa myönnetty avustus oikealle asiakkaalle).

Liana Mailer:

• Rekisteröidään ilmoittamalla sähköpostiosoite. Postinumeron antaminen on vapaaehtoista.

 

Kuka voi käsitellä henkilötietojasi?

Rekisterin tiedot ovat käytettävissä tehtävänmukaisin käyttöoikeusrajauksin.

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Rekisteri on tarkoitettu ainoastaan vapaa-aikatoimen sisäiseen viranomaiskäyttöön, johon käyttäjille määritellään henkilökohtaiset käyttöoikeudet.

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Tiedot kerätään pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään esim. sähköisen ilmoittautumisen tai erillisen ilmoittautumisen kautta (lomake tai puhelin).

Ilmoittautuminen voidaan tehdä toisen puolesta joissakin tapauksissa, tällöinkin tietojen antaminen on suostumukseen perustuvaa ja rekisteröityä informoidaan tietojen tallentamista.

Opettajien ja ohjaajien tiedot tulevat heiltä itseltään tai heitä edustavilta tahoiltaan.

Keskeinen lainsäädäntö:

• Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 4–7 luku (621/1999)
• Kuntalaki 2. luku – Kunnan tehtävät ja järjestämisvastuut (410/2015)

• Kaupungin palveluihin liittyvä erityslainsäädäntö
• Tietosuojalainsäädäntö

 

Luovuttaako kunta henkilötietojasi eteenpäin?

Säännönmukaista tietojen luovutusta ei ole. Henkilökohtaisia tietoja ei luovuteta. Rekisteriin talletetut henkilötiedot on säädetty salassa pidettäviksi.

Avustushakemusten tiedot (hakija/haettava avustussumma) luovutetaan vapaa-ajanjaoston käsiteltäväksi.

Siirretäänkö tietojasi EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Kuuluuko käsittelyyn automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Henkilötietorekisterin käsittelyyn ei kuulu automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään?

Tietojen säilytysaikoja ohjataan kunnan tiedonohjaussuunnitelmassa.

Henkilötietoja säilytetään vain sen aikaa, kun se on käsittelyn kannalta tarpeellista, ellei laista muuta johdu. Tietoja säilytetään korkeintaan 3 kuukautta.

Säilytysaika kirjanpidon aineistolle ja raporteille on pääsääntöisesti 10 vuotta.

Ostolaskuihin sekä ostoreskontraan ja myyntilaskutukseen sekä myyntireskontraan liittyvä aineisto säilytetään pääsääntöisesti 6 tai 10 vuotta arkistointi-säännösten mukaisesti. Laskutustietoja säilytetään kirjanpitolaissa määritetty aika.

Tilavaraukset ja avustukset:

Rekisterin sisältämien tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen perusteella.

Millä tavalla henkilötietojasi suojataan?

Henkilötietorekisteri: Järjestelmää käytetään verkkoympäristössä aina SSL-suojatussa yhteydessä. Järjestelmän hallintokäyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja käyttäjäkohtaista salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla suljetaan käyttäjätunnus.

Tilanvaraus- ja avustusohjelma: Sähköisesti tallennettu aineisto säilytetään Timmi-järjestelmässä, joka sijaitsee palomuurin takana, eikä tietokantaan ole suoraa yhteyttä.

Tietoihin pääsyä säädellään käyttöoikeuksin. Järjestelmän käyttäjä kirjautuu tunnuksella ja salasanalla sisään järjestelmään.

Järjestelmän hallintokäyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja käyttäjäkohtaista salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla suljetaan käyttäjätunnus.

Henkilötietojasi saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty. Rekisterin tietoja suojataan ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Suojaus tarkoittaa, että:

• tilat ja tietojärjestelmät ovat turvallisia
• henkilötietojen käsittely suunnitellaan etukäteen
• tietoja käsittelevän henkilöstön osaaminen varmistetaan ja sopimukselliset keinot käydään läpi henkilötietojen käsittelijöiden kanssa
• tietojasi käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä

• kaikki Sipoon kunnan laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kunnan oman ja palvelutoimittajien tietoturvasäännösten mukaisesti
• työntekijöillä on vain työtehtävien mukainen käyttöoikeus sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat eri järjestelmiin
• Sipoon kunta valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti
• työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan
• kunnan paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin

• tietoja säilytetään vain laissa määrätyn ajan ja ne hävitetään, kun ne eivät ole enää tarpeellisia