Tietosuojaseloste / Koulutuspalvelut

Rekisterinpitäjä

Sipoon kunta, Sivistysvaliokunta
Lukkarinmäentie 2, PL 7, 04131 Sipoo
Vaihde +358 9 23531
kirjaamo@sipoo.fi

Rekisterin vastuuhenkilö

Opetuspäällikkö, Sipoon kunta

Rekisterin yhteyshenkilö

Koulutuspalveluiden erityissuunnittelija, Sipoon kunta
09 23531

Kaikki rekisteröidyn oikeuden käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot kannattaa ensisijaisesti osoittaa kyseiselle toiminnalle.
Yhteyttä voi ottaa henkilökohtaisesti toimipisteissämme sekä verkkosivuston kautta tai kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen.

Miten henkilötietojasi käsitellään ja mikä on tietojen käsittelyperuste?

Tietojen käsittelyperuste on lakisääteisen esiopetuksen, perusopetuksen ja lukiokoulutuksen järjestäminen (hakeminen, päätökset, arviointi, läsnäoloseuranta, pedagogiset asiakirjat, laskutus).

Primus/Wilma/Kurre-tietojärjestelmä toimii koulutuspalveluiden päivittäisenä apuvälineenä koulujen toiminnassa. Primus toimii koulutuspalveluiden lakisääteisenä oppilasrekisterijärjestelmänä, johon kaikki opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot tallentuvat. Wilma toimii yhteydenpitovälineenä koulujen ja huoltajien välillä.

• opetuksen järjestämisen kannalta olennaiset tiedot
• oppilaisiin liittyvät yksilölliset päätökset
• aamupäivä- ja iltapäivätoiminnan maksuihin liittyvät tiedot ja laskutustiedot
• oppilaiden päivittäiset läsnä- tai poissaolot
• oppilaiden pedagogiset asiakirjat
• arviointitiedot
• tiedottaminen, viestintä ja lupakyselyt, kartoitukset, kyselyt, kodin ja koulun välinen viestintä.

 

Henkilötietojen käsittelyperuste:

• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

 

Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:

• Perusopetuslaki (628/1998)
• Perusopetusasetus (852/1998)
• Tietosuojalaki (1050/2018)
• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
• Arkistolaki (831/1994)

 

Mitä henkilötietojasi käsitellään?

Henkilöistä merkitään vain asioiden hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot.

• Kuntatiedot
• Toimintayksikkötiedot
• Lapsen tiedot: henkilötunnus, nimi, osoite, kansalaisuus, kotikunta, asuinkunta, äidinkieli, kotikieli, uskontokunta, maahanmuuttoon liittyvät tiedot
• Huoltajien henkilötiedot
• Koulukuljetuksien järjestämiseen liittyvät tiedot: oppilaan nimi, oppilaan henkilötunnus, oppilaan- ja huoltajan yhteystiedot, oppilaan kotikunta, mahdolliset oppilaan lisätiedot kuljetuksiin liittyen.
• Oppilaan kasvun ja oppimisen tukeen liittyvät tiedot ja päätökset
• Oppilaskohtaiset hakemukset ja päätökset
• Oppilaan pedagogiset asiakirjat
• Oppilaan läsnäolotiedot
• Oppilaan arviointiin liittyvät tiedot
• Tiedot koulutuspalveluiden henkilökunnasta: henkilötunnus, nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, työpaikka, tehtävä/toimenkuva, palvelussuhteen luonne, palvelussuhteen voimassaolo
• Lukujärjestykset

Rekisterin tiedot ovat käytettävissä tehtävänmukaisin käyttöoikeusrajauksin.

Kuka voi käsitellä henkilötietojasi?

Tietojasi käsittelevät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan rekisterin käyttö kuuluu ja vain työtehtävien edellyttämässä laajuudessa. Pääsy henkilötietoihin on vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä.

Rekisterin tiedot ovat pääsääntöisesti salassa pidettäviä.

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Huoltajien ja oppilaiden perustiedot siirretään kunnalle Digi- ja väestötietoviraston tietojärjestelmästä. Tietoja täydennetään huoltajien antamien tietojen perusteella.
Työntekijöiden tiedot lisätään Primus-tietojärjestelmään käsin tai tuodaan HR-järjestelmästä.

Luovuttaako kunta henkilötietojasi eteenpäin?

Tietoja luovutetaan muille toimijoille vain huoltajan nimenomaisella suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella seuraavasti:

Perusopetuslain ja asetuksen määräämät tiedot perusopetuksesta siirretään Opetushallituksen Koski opinto- ja tutkintorekisteriin, joista eri viranomaiset saavat haluamiaan tietoja.

Muut tahot, joille tietoja säännöllisesti siirretään: Tilastokeskus.

Siirretäänkö tietojasi EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Kuuluuko käsittelyyn automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Henkilötietorekisterin käsittelyyn ei kuulu automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään?

Tietoja säilytetään lainsäädännön ja kunnan tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Oppilaan keskeisimmät henkilötiedot ja päättöarviointi säilytetään pysyvästi. Muut tiedot säilytetään oppivelvollisuuden ajan +10 vuotta / oppivelvollisuuden ajan / lukuvuoden ajan riippuen siitä, miten laki määrittää kyseisen tiedon arkistointiajan.

Millä tavalla henkilötietojasi suojataan?

Rekisterin tiedot ovat pääosin salassa pidettäviä. Tietoja käsittelevillä työntekijöillä on vaitiolovelvollisuus. Käyttöoikeuden saaminen tietojärjestelmään edellyttää kirjallista vaitiolositoumusta. Vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päätyttyä.

Primus/Kurre/Wilma tietojärjestelmän palvelinsovellus ja tietokanta sijaitsevat toimittajan vuokraamalla palvelimella ja sitä käytetään kunnan työasemilta. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Järjestelmän pääkäyttäjät ja esimiehet päättävät käyttöoikeuksien myöntämisestä ja poistamisesta. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Käyttöoikeus on tehtävän mukainen ja perustuu käyttäjärooleihin, joille on määritelty oikeus tehtävänmukaisiin näyttöihin ja toimintoihin. Koulun henkilökunta, oppilaat ja huoltajat käyttävät Wilma-käyttöliittymää joko erikseen asennetun applikaation tai verkkoselaimen kautta.

Kunnan paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja ‑asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin.