Tietosuojaseloste / Kirjastopalvelut

Rekisterinpitäjä

Sipoon kunta, Sivistysvaliokunta
Lukkarinmäentie 2, PL 7, 04131 Sipoo
Vaihde +358 9 23531
kirjaamo@sipoo.fi

Rekisterin vastuuhenkilö

Kulttuuri- ja vapaa-aikapäällikkö

Rekisterin yhteyshenkilö

Kirjastopalvelupäällikkö
+358 9 23531

Kaikki rekisteröidyn oikeuden käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot kannattaa ensisijaisesti osoittaa kyseiselle toiminnalle.
Yhteydenottoja toivotaan ensisijaisesti sähköpostilla osoitteeseen paakirjasto@sipoo.fi . Yhteyttä voi ottaa henkilökohtaisesti toimipisteissämme sekä verkkosivuston kautta tai kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen.

Miten henkilötietojasi käsitellään ja mikä on tietojen käsittelyperuste?

Kirjastopalvelut tarjoavat kuntalaisille maksutonta tiedon saatavuutta ja käyttöä, lapsille suunnattua toimintaa, digipalveluita ja on kuntalaisille avoin kohtaamispaikka.

Me kirjastossa haluamme turvata sinun tietosi. Yksityisyytesi on meille tärkeätä. Haluamme kertoa sinulle henkilötietojesi liittyvästä tietojen käsittelystä, jotta tietosi käsittely on läpinäkyvää.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteiden hoitaminen, lainauksenvalvonta, mukaan lukien perintä sekä lainauksenvalvontaan liittyvä viestintä, sekä tilastointi. Käsittelemme lainauksenvalvontaan liittyviä tietojasi kirjastojärjestelmässä.

Käsittelemme tietoja lain mukaisesti vain käsittelyperusteen mukaisiin toimintoihin. Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, paitsi kirjaston tapahtumien osalta, kun tiedot kerätään sinun suostumuksellasi.

Henkilötietojen käsittelyperuste:

• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten
• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 b-kohta: Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä
• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

 

Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:

• Kirjastolaki (1492/2016)
• Tietosuojalaki (1050/2018)
• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
• Arkistolaki (831/1994)

 

Mitä henkilötietojasi käsitellään?

Henkilöistä merkitään vain asioiden hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot.

Rekisteriin tallennetaan asiakkaista

• nimi
• henkilötunnus
• kotiosoite
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• varaustunnus
• tunnusluku eli PIN-koodi
• asiointikieli
• asiakasryhmä
• transaktiotiedot, eli lainat ja maksut

Mikäli asiakas on alle 15-v. pyydetään myös huoltajan tiedot

• nimi
• henkilötunnus
• kotiosoite
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero

Kotipalveluasiakkaiden lainoista kerätään lainahistoria. Asiakkailta pyydetään tähän suostumus. Myös asiakkaan lainatoiveista kerätään tietoja.

Kuka voi käsitellä henkilötietojasi?

Tietojasi käsittelevät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan rekisterin käyttö kuuluu ja vain työtehtävien edellyttämässä laajuudessa. Sähköisesti tallennetut tiedot säilytetään järjestelmissä, jotka ovat suojattu asianmukaisilla suojausmekanismeilla. Pääsy henkilötietoihin on vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä.

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Henkilötietoja kerätään asiakkaalta eli rekisteröidyltä itseltään, huoltajilta tai edunvalvojalta sekä palveluihin rekisteröitymisen ja palveluiden käyttämisen yhteydessä ilmenevistä tiedoista.

Sähköisellä lomakkeella voi tehdä pyynnön kaukopalvelusta. Pyyntö tehdään sipoo.fi-verkkopalvelun kautta. Tarkemmat tiedot saat sipoo.fi- palvelun tietosuojaselosteesta.

Luovuttaako kunta henkilötietojasi eteenpäin?

Rekisterinpitäjänä kunta voi luovuttaa rekisterissä olevia henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa. Tilastotietoja luovutetaan kansalliseen yhteistilastoon. Tilastointitiedot eivät sisällä henkilötason tietoja.

Katso tarkemmat tiedot kirjastojärjestelmän tietosuojaselosteesta.

Ohjaava lainsäädäntö

• Tietosuojalaki (1050/2018)
• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
• Laki viranomaistoiminnan julkisuudesta (621/1999)
• Kirjanpitolaki (1336/1997)

 

Siirretäänkö tietojasi EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?

Tietojasi ei siirretä EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle.

Kuuluuko käsittelyyn automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Käsittelyyn ei kuulu automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään?

Säilytys toteutetaan lainsäädännön ja kunnan tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja jos se toiminnan kannalta on välttämätöntä, enintään kolme (3) vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen.

Millä tavalla henkilötietojasi suojataan?

Henkilötietojasi saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty. Rekisterin tietoja suojataan ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Suojaus tarkoittaa, että:

• tilat ja tietojärjestelmät ovat turvallisia
• henkilötietojen käsittely suunnitellaan etukäteen
• tietoja käsittelevän henkilöstön osaaminen varmistetaan ja sopimukselliset keinot käydään läpi henkilötietojen käsittelijöiden kanssa
• tietojasi käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä
• kaikki Sipoon kunnan laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kunnan oman ja palvelutoimittajien tietoturvasäännösten mukaisesti
• työntekijöillä on vain työtehtävien mukainen käyttöoikeus sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat eri järjestelmiin
• Sipoon kunta valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti
• työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan
• kunnan paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin
• tietoja säilytetään vain laissa määrätyn ajan ja ne hävitetään, kun ne eivät ole enää tarpeellisia