Tietosuojaseloste / Henkilöstöpalvelut

Rekisterinpitäjä

Sipoon kunta, Kunnanhallitus
Lukkarinmäentie 2, PL 7, 04131 Sipoo
Vaihde +358 9 23531
kirjaamo@sipoo.fi

Rekisterin vastuuhenkilö

Henkilöstöpäällikkö

Rekisterin yhteyshenkilö

Henkilöstöasiantuntija / Palkka-asiantuntija
+358 9 23531

Kaikki rekisteröidyn oikeuden käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot kannattaa ensisijaisesti osoittaa kyseiselle toiminnalle.
Yhteydenottoja toivotaan ensisijaisesti sähköpostilla osoitteeseen hrhelpdesk@sipoo.fi Yhteyttä voi ottaa henkilökohtaisesti toimipisteissämme sekä verkkosivuston kautta tai kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen.

Miten henkilötietojasi käsitellään ja mikä on tietojen käsittelyperuste?

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on henkilöstöhallinnon ja palvelussuhdeasioiden hoitaminen. Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen velvoitteen ja yleissitovien virka- ja työehtosopimusten noudattaminen.

Rekisterin rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään joko työntekijänä, entisenä työntekijänä, toimeksiannosta työtä tekevänä tai toimeksiannosta työtä tehneenä henkilönä, työnhakijana, harjoittelijana tai kunnan luottamushenkilönä. Työntekijällä tarkoitetaan myös viranhaltijaa.

Rekisterissä olevia tietoja kunta käyttää suorittaessaan niitä rekisteröityjä koskevia tehtäviä, jotka sille lakien, virka- ja työehtosopimusten sekä erillisten päätösten ja määräysten perusteella kuuluvat. Rekisteriä käytetään myös talous- ja henkilöstösuunnitteluun, henkilöstön osaamistietojen ylläpitoon, sähköiseen allekirjoittamiseen, työntekijöiden työvälineenä, henkilöstön johtamisen sekä kunnan tietojohtamisen välineenä.

Henkilötietojen käsittelyperuste:

  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 b-kohta: Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.
  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.

 

Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:

  • Työsopimuslaki (55/2001)
  • Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
  • Laki kunnan ja hyvinvointialueen viranhaltijasta 304/2003
  • Työterveyshuoltolaki 1383/2001
  • Laki työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnassa ja hyvinvointialueella 449/2007
  • Laki naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta (609/1986)
  • Yhdenvertaisuuslaki (1325/2014)
  • Tietosuojalaki (1050/2018)
  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
  • Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
  • Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)
  • Laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014)
  • Laki sähköisistä allekirjoituksista (14/2003)
  • Arkistolaki (831/1994)
  • Tartuntatautilaki (1227/2016)
  • Henkilöstöhallintoon liittyvä muu erityislainsäädäntö

 

Mitä henkilötietojasi käsitellään?

Henkilöistä merkitään vain asioiden hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot.

Rekisteriin tallennetaan seuraavat sähköiset ja manuaaliset tiedot:

  • Henkilö- ja yhteystiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sukupuoli, äidinkieli)
  • Tunnistetiedot (järjestelmän sisäinen henkilönumero)
  • Palvelussuhteen tiedot (palkka, muut työsopimus- tai virkamääräystiedot)
  • Maksatukseen liittyvät tiedot (mm. tilinumero, palkkaustekijät)
  • Palkkojen ja palkkioiden maksatukseen liittyvät tiedot (tilinumero, verokortin tiedot)
  • Koulutus- ja työkokemustiedot
  • Tiedot, jotka syntyvät palvelussuhteen aikana (maksetut palkat ja korvaukset luontoisedut, työkokemus, poissaolotiedot, työvuorosuunnitteluun ja työajan seurantaan liittyvät tiedot sekä osaamisen kehittämiseen liittyvät tiedot)
  • Palkkausjärjestelmän mukaisen arviointiprosessin tiedot: tehtävän vaativuuden ja henkilökohtaisen suoriutumisen arviointitiedot
  • Erilaisista kyselyistä ja ilmoittautumisista muodostuneet tiedot

 

Rekisteriin kerättävät erityiset henkilötiedot:

  • Tiedot ammattiliiton jäsenyydestä (vain jäsenmaksun perintään liittyviin tarpeisiin)
  • Maksukiellot (ulosotto)
  • Kevan päätökset (esim. kuntoutustukea koskevat päätökset)
  • Lääkärintodistukset (palkanmaksuun liittyvä tietojen käsittely)

Rekisteri sisältää myös käyttäjätietoja (käyttäjätunnus, käyttäjäryhmä, käyttöoikeudet).

Kuka voi käsitellä henkilötietojasi?

Tietojasi käsittelevät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan rekisterin käyttö kuuluu ja vain työtehtävien edellyttämässä laajuudessa. Sähköisesti tallennetut tiedot säilytetään järjestelmissä, jotka on suojattu asianmukaisilla suojausmekanismeilla. Pääsy henkilötietoihin on vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä.

Palkkahallinto on Sipoon kunnassa ulkoistettu Sarastia Oy:lle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä Sipoon kunnan lukuun erillisen sopimuksen ja vastuunjakotaulukon perusteella.

Henkilötietojen käsittelijä noudattaa voimassa olevan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä menettelytapoja ja henkilötietojen käsittelyä ja suojaamista koskevia säännöksiä. Henkilötietojen käsittelijä vastaa siitä, että palvelu on kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukainen, ottaen erityisesti huomioon, mitä sisäänrakennetusta ja oletusarvoisesta tietosuojasta on säädetty.

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Henkilötiedot kyseiseen rekisteriin meille toimittaa:

  • Rekisteröity itse
  • Rekisteröidyn esimies
  • Verottaja (verokorttitiedot)

Luovuttaako kunta henkilötietojasi eteenpäin?

Lain viranomaisen toiminnan julkisuudesta 16 §:n 3 momentin mukaan viranomaisen henkilörekisteristä saa antaa henkilötietoja sisältävän kopion tai tulosteen tai sen tiedot sähköisessä muodossa, jollei laissa ole toisin erikseen säädetty, vain jos luovutuksensaajalla on henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja.

Tietoja luovutetaan eri viranomaisille lakien edellyttämissä määrin erityisellä lainsäännöksellä tai rekisteröidyn suostumuksella mm. tulorekisteriin, verottajalle, eläkelaitokselle, pankeille, työterveyshuollolle, työtapaturmavakuutusyhtiölle, työttömyyskassalle, TE-toimistoille ja Kelaan.

Siirretäänkö tietojasi EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?

Tietojasi ei siirretä EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle.

Kuuluuko käsittelyyn automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Käsittelyyn ei kuulu automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään?

Säilytys toteutetaan kunnan arkistonmuodostussuunnitelmien mukaisesti.

Millä tavalla henkilötietojasi suojataan?

Henkilötietojasi saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty. Rekisterin tietoja suojataan ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Suojaus tarkoittaa, että:

  • tilat ja tietojärjestelmät ovat turvallisia
  • henkilötietojen käsittely suunnitellaan etukäteen
  • tietoja käsittelevän henkilöstön osaaminen varmistetaan ja sopimukselliset keinot käydään läpi henkilötietojen käsittelijöiden kanssa
  • tietojasi käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä
  • kaikki Sipoon kunnan laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kunnan oman ja palvelutoimittajien tietoturvasäännösten mukaisesti
  • työntekijöillä on vain työtehtävien mukainen käyttöoikeus sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat eri järjestelmiin
  • Sipoon kunta valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti
  • työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan
  • kunnan paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin
  • tietoja säilytetään vain laissa määrätyn ajan ja ne hävitetään, kun ne eivät ole enää tarpeellisia