04.09.2014

Kommundirektörens blogginlägg: Från förvaltningsorganisation till en självlärande expertorganisation

Sibbo kommunfullmäktige godkände ifjol en reviderad kommunstrategi ”Sibbo 2025”. Vi har jobbat med att förverkliga denna strategi, men förhalats av att kommunen varit i ”utredningstillstånd” med alla de kommunstrukturutredningar vi deltar i för stunden. Nu när den ekonomiska situationen har försvårats i hela kommunfältet, har vi även stora produktivitetskrav att nå, vilka tacklas via Operation Grytlock.

Genom Operation Grytlock söker organisationen i tre faser permanenta årliga ekonomiska förbättringar på allt som allt 15 M€ fram till 2020, av vilka politikerna, utgående från en värdediskussion, väljer 10 M€. Största delen av dessa ekonomiska förbättringar borde kunna realiseras tills 2017. Den första fasen, som nu är i beslutsfattning, innehåller ca 140 förslag av olika ekonomisk storleksgrad. Den andra fasen löper nu under hösten och där preciserar vi sådana idéer, som inte hann med i fas 1. Både fas 1 och 2 siktar på året 2017.

Det är viktigt att komma ihåg att så länge vi når våra målsättningar så kommer vi att varken permittera eller säga upp personal p.g.a. ekonomiska orsaker.

Fas 3 av Grytlocket kommer att fokusera sig på att hitta helt nya sätt att arbeta i Sibbo. För att leda denna process har ledningsgruppen i sitt strategimöte kommit överens om en vision för denna organisatoriska förändring. Visionen lyder:

”Från förvaltningsorganisation till en självlärande expertorganisation”

Vad betyder då denna vision i praktiken?

Tills år 2020 har rutinarbetena automatiserats så långt det är ändamålsenligt och de anställda fokuserar sig på mer krävande frågor och att vidareutveckla verksamheten. Informationsteknologin och digitaliseringen av verksamheten har lyfts från att endast vara en stödfunktion till ett strategiskt instrument för verksamhetsutvecklingen. Dialogen med kommuninvånarna har ökat och ändrat form. Invånarna är ju experter på sin närmiljö. Även samarbetet och styrningsinstrumenten i våra nätverk (underleverantörer, ägarstyrning, tredje sektorn, grannkommuner osv) har ökat kraftigt

Förverkligandet av visionen kräver ändringar i vårt tankesätt, ledarskap och arbetsredskap. Också organisationskulturen bör förändras under resans gång. Hur kan vi då komma dit?

Vi behöver ett klart och tydligt mål för varje sektor till 2020 som sektorerna själva har skapat inom de ramar som ledningsgruppen har givit dem. Men för att detta inte skall bli för överväldigande, behövs även en tydlig stig till att uppnå dessa sektorvisa mål med årliga steg samt sedan utvärdering av hur varje steg lyckats. Det är viktigt att man även får göra fel och misstag längs stigen så länge man inser dem och korrigerar dessa ”felsteg”. Centralt är att både personalen och invånarna är aktivt med i detta utvecklingsarbete. Därför bör vi också vidareutveckla belöningssystemen och beakta målsättningarna vid varje rekrytering.

Ledarskapsmässigt betyder detta att vi bör lära oss att leda via resultat och målsättningar och inte via tidsanvändning. Vi bör också lära oss att leda förändringen via processtänkande och projektstyrning. Samtidigt bör vi få en bättre bild av vår kostnadsstruktur samt tydliga och relevanta mätvärden som vi uppföljer. Vi behöver också snabba upplevelser av framgång längs denna utvecklingsstig och därför är spjälkandet av större målsättningar i mindre och konkreta steg mycket viktigt. Vår vision med de sektorvisa målsättningarna kan mycket väl jämföras med att äta en elefant – ett stycke i taget.

Om vi via denna förändring kan öka produktiviteten i Sibbo med blygsamma 5%, skulle detta betyda 6-7 M€, och Grytlocksmålsättningen tillsammans med fas 1 och 2 skulle vara uppnådd.

Nedan är en lista på 12 möjliga åtgärder för att verkställa visionen. Dessa är endast exempel och jag vet att det finns en stor mängd andra möjliga större eller mindre åtgärder man kan ta för att ta steg längs förändringsstigen. Jag hoppas att dessa exempel konkretiserar vad vi menar med organisationsvisionen och att det skulle uppmuntra både personalen och invånarna att hitta på nya förbättringsförslag som passar organisationsvisionen och ökar på vår produktivitet. På vår hemsida kan invånare göra det genom att klicka på ”Ge respons” och välja ”Operation Grytlock”. Personalen kan fortsättningsvis göra samma sak på vårt intranät Sinetti genom vår idébank.

1. Anmälningsärenden. Kommuninvånaren kan via nätet lämna in och betala ärenden som är stadgade i byggnadsordningen. Rutinärenden läggs till påseende automatiskt och lovet kommer när påseendetiden är förbi. Och detta utan att personalen i kommunen har manuellt övervakat processen. Endast om det är något speciellt, flaggas ärendet till personalen som då behandlar ärendet. Algoritmerna och egenskaperna av den automatiska granskningsprocessen utvecklas kontinuerligt

2. Hemvårdsprocessen. Rapporteringen sköts mobilt och personalen behöver inga kontorsutrymmen för de kan använda sig t.ex. av skolornas sociala utrymmen. Sensorteknologin möjliggör mer trygghet för hemvårdens klienter och alarm tas emot på ett centralt ställe varifrån personalutryckningar koordineras. Tredje sektorn är involverad i vårdprocessen genom t.ex. frivilligarbetare och församling. Belöningssystem har utvecklats för att motivera till frivilligarbete.

3. Tidsbeställningar elektroniskt. Kan gälla medborgarinstitutets kurser, annullering och ändring av läkartid, bokning av nya läkartider, dagvård, skola osv. Inklusive elektronisk betalning via bankkort och kreditkort

4. Virtuella Sibbo i stil med "omenahotelli" för föreningar. Elektroniska rumsreserveringar, betalning och byggnadsautomation i de kommunala fastigheterna för att kunna öka användningsgraden av våra befintliga utrymmen.

5. Invånaren kan själv sköta rutingranskningar inom hälsovården i princip var som helst med certifierad utrustning. Informationen flyttas till hälsostationen eller en samarbetspartner och om något speciellt framkommer, så kontaktas invånaren för t.ex. en läkartid

6. Fixa min näromgivning. Invånarna kan själv med en mobil apparat, såsom smartphone eller pekplatta, rapportera om problem i närmiljön och får information om hur problemet fixas. Kan handla om t.ex. en gatulampa som har slocknat, en landsvägsbrunn som svämmar över eller snöröjningsproblem. Kommunen kan ha egna personer eller underleverantörer, som åtgärdar problemen. Möjliggör även övervakning av underleverantörernas servicekvalitet. GPS i servicefordonen.

7. Automatiserad ruttplanering av skolskjutsar. För största delen av eleverna automatiskt räkna ut vilka elever är berättigade till skjuts, samt vilken rutt och helst också vilken tid. Tiden kräver koppling av elektronisk läsordning. Personalens tid går sedan åt att hantera elever med specialbehov. Invånarna erbjuds även möjlighet att själv välja lämplig hållplats för barnet. Kräver och möjliggör även bättre koordination av läsordning och skoltransporter

8. Elektroniska möten. Kommunen använder sig av elektroniska möten inom organisationen och mellan organisationer och personer (underleverantörer, samkommuner, andra kommuner, kunder). Ca hälften av alla möten elektroniskt

9. eBibba. Självbetjäningsbibliotek vissa tider för att öka bibliotekets öppettider. Allt mer material kan lånas i elektronisk format - tidningar, tidskrifter, eBöcker, musik

10. Bya-SoMe (sociala medier). Hjälpa till att öka samhörighet och samarbete inom en by. Information om händelser, ordna evenemang och jippon såsom byastädning och grillfest, bytesbörs av saker och tjänster (typ talkon eller hjälp under semestern). Samarbete med kommunorganisationen genom initiativ, gemensamma projekt (exempelvis parkbänkar som även kan finansieras via donationer), planering av närmiljö där kommunen har endast fastslår summan.

11. Modern servicepunkt. Invånarna får fortsättningsvis även personlig service, men hur det förverkligas ändrar form. Invånaren behöver inte bry sig om servicen är kommunal eller statlig och även turister får sin service på samma ställe. Består av självbetjäningsdiskar med personal närvarande. Personalen hjälper invånarna att använda dessa självbetjäningsdiskar och samtidigt ansvarar personalen för den kontinuerliga förbättringen av serviceupplevelsen

12. Undersökande pedagogik i skolorna. Barnen har elektroniskt tillgång till mångsidigt undervisningsmaterial inom matematik, naturvetenskap, språk osv. Lärometodiken fokuserar på att kritiskt navigera och dra slutsatser i ett stort informationsflöde. Nätverkad problemlösning i stället för utantill-pluggande. Skolan ger ut utbildningsmaterialet endast elektroniskt (inga böcker)

Avsändare
04.09.2014
Senast ändrat
04.09.2014