Lupapiste.fi – sähköinen lupa-asiointi ja käyttöarkisto
rakennusvalvonnassa

På svenska Rakennusvalvonnan päätehtävänä on tuottaa terveellistä, turvallista rakentamista ja hyvää kuntakuvaa sekä viihtyisää elinympäristöä.  Lupaviranomaisen rooli luvan antajana korostuu rakentamisen eri tasoilla – aina pienistä toimenpiteistä suuriin rakennushankkeisiin. Lupa-asioinnin kehittäminen paperisesta sähköiseksi on muutosprojekti, joka käsittää parhaimmillaan poikkeamispäätökset ja suunnittelutarveratkaisut, rakennusluvat, toimenpideluvat, toimenpideilmoitukset, maisematyöluvat, purkamisluvat ja –ilmoitukset, muutosluvat, kirjallisen ohjauksen ja neuvonnan sekä asiakirjojen siirtämisen käyttöarkistoon ensimmäisestä yhteydenotosta viimeiseen päätökseen.

Kuvaus tavoitetilasta
Lupapiste.fi –kanavaa markkinoidaan hakijoille selkeänä ja tehokkaana asiointivälineenä rakennusvalvonnan lupien hakemiseen. Rakennusvalvonnan koko henkilöstö käyttää laajasti asiointivälinettä ja osallistuu välineen kehittämiseen pilottivaiheen aikana. Asiointivälineestä hanke siirtyy vaivattomasti taustajärjestelmään, jossa varsinainen lupapäätös tehdään. Hankkeen asiakirjat arkistoituu/arkistoidaan sähköiseen käyttöarkistoon Lupapisteessä.

Rakennustarkastajat jatkavat työmailla sähköistä kirjaamista Lupapisteeseen rakentamisaikaisen valvonnan osalta.

Tavoitetilassa sähköinen lupa-asiointi mahdollistaa uuden toimintatavan rakennusvalvonnalle, joka merkittävästi suoraviivaistaa lupien neuvonta- ja käsittelyprosessia, rakentamisaikaista valvontaa sekä arkistointia. Tavoitetilassa toiminta on

-       SELKEÄÄ – sekä hakijan että viranomaisen näkökulmasta

-       TEHOKASTA – mahdollistaa laajan tiedon välittämisen ja kuljettamisen

-       VUOROVAIKUTTEISTA – mahdollistaa neuvonnan, epäviralliset keskustelut ja viralliset lausunnot, naapurien kuulemisen

-       KESKUSTELUN JA PROSESSIN TALLENTAVAA – tiedon jakelun lisäksi myös tiedon tallentava väline

-       PAPERITONTA – laajat aineistot ”kevyesti” luettavissa , siirrettävissä, tallennettavissa ja arkistoitavissa.

Ajalliset ja määrälliset tavoitteet
Prosessin ja toimintatavan laajamittainen käyttöönotto suoraviivaistaa prosessia ja vähentää prosessiin käytettyä aikaa, poistaa paperia ja ”käsityötä” sekä parantaa asiakaspalvelun laatua;  tavoitteena myös mahdollistaa nopeammat lupaprosessit ja suuremmat lupamäärät voimakkaan kasvun vuosina – samalla henkilömäärällä. Arvio ajallisesta säästöstä manuaaliseen prosessiin verrattuna:

                      - lupahakemuksen vastaanotto: keskimäärin 80 %/ lupa

                      - lupavalmistelu ja päätöksenteko: keskimäärin 0-5%/ lupa

                      - julkipano: ajallisesti sama

                      - rakentamisaikainen valvonta: toistaiseksi määrittelemätön

                      - arkistointi: 90%/ lupa

Sähköinen lupa-asiointi ja arkistointi antaa välineen myös tehokkaalle kuntien väliselle yhteistoiminnalle.

Aikataulu
Lupa.fi on käytössä lupa-asioinnin osalta ja otetaan muilta osin käyttöön vaiheittain vuoden 2017 alkuun mennessä.

Lisätietoja: rakennusvalvontapäällikkö Ulla-Maija Upola, puh. 040 1916 032, ulla-maija.upola@sipoo.fi

 

Viimeksi muokattu 30.06.2015