Kiinteistöhuollon kehittäminen

På svenska Kiinteistöhuollon kehittäminen osa koko Toimitilat-yksikön muutosta, joka käsittää toimitilat-yksikön johtamisen ja siirtymisen prosessimaiseen ajattelutapaan, hoidon ja huollon toimintatavan muutoksen sekä suunnitelmallisen korjaamisen ja investointien toimintatavan muutoksen.

Kiinteistön huolto käsittää mm. ennakoivan huollon, jossa kiinteistön sisä- ja ulkopuolen rakennustekniset osat ja talotekniikka pidetään kunnossa, äkillisen vian korjaaminen siten, että haitta on tarkoituksenmukaisen pieni. Äkillinen vika voi olla rikko, tekninen toimimattomuus jne. josta asiakas ilmoittaa kiinteistöhuollolle tai josta automaatiojärjestelmä on ilmoittanut.

Tavoitetila
Tavoitetilassa kiinteistöhuolto suoritetaan siten, että huolto on kuvattu ja suoritettu asiakkaan kanssa laadittujen ja sovittujen kuvauksien mukaisesti, mahdollisesti esiintyviin vikoihin reagoidaan nopeasti sekä toimintaa kehitetään yhdessä asiakkaan kanssa. Tavoitetilassa kiinteistön ylläpito on suunnitelmallista, ennakoitua ja tehokkaampaa, vastuunjako on selkeä ja keskenään sovittu siten, että kumpikin osapuoli tietää sovitun palvelun -> asiakaspalvelu paranee.

Ajalliset ja määrälliset tavoitteet
Prosessin ja toimintatavan määrittäminen vähentää kustannuksia yhteensä noin 100 000 euroa. Henkilötyön vähenemän tavoite on noin 20 - 30 % eli noin neljästä kuuteen henkilötyövuotta eli 180 000 – 270 000 euroa. Työnteon tehostuminen saavutetaan yksinkertaistamalla ja monipuolistamalla työtä sekä  parantamalla asiakaspalvelua ennen kaikkea nykyaikaisella digitaalisen toiminnanohjausjärjestelmän avulla ja muuttamalla työ liikkuvaksi. Asiakastyön suorittaminen määritellään uudestaan siten, että sen suorittaminen  soveltuu huollon ohella tehtäväksi työksi. Sipoo-talo –toiminta nivelletään osaksi kokonaisuutta. Toimintatavan muutoksella työn priorisointi ja arvottaminen pienentää palveluun käytettäviä kustannuksia noin 100 000 – 200 000 euroa vuodessa.

Aikataulu
Kiinteistönhuollon kehittämiseen liittyvät uudet toimintatavat ja –järjestelmät otetaan käyttöön vaiheittain. Toiminta on kokonaisuudessaan uudistettu kesään 2017 mennessä, jolloin huolto, asiakastyö, tilojen monikäyttöisyys ja ko. toimintojen liittyvät tehtävät voidaan hallita kokonaisuutena ja kustannuksia halliten sekä asiakaspalvelua edistäen.

Viimeksi muokattu 05.09.2016