04.09.2014

Kunnanjohtajan blogikirjoitus: Hallinto-organisaatiosta itseoppivaan asiantuntijaorganisaatioon

Sipoon kunnanvaltuusto hyväksyi viime vuonna päivitetyn Sipoo 2025 -kuntastrategian. Olemme tehneet töitä tämän strategian toteuttamiseksi, mutta työtä on viivästyttänyt kunnan ”joutuminen selvitystilaan” kaikkien niiden kuntarakenneselvitysten vuoksi, joihin osallistumme tälläkin hetkellä. Koko kuntakentän taloudellisen tilanteen vaikeutumisen myötä meihin kohdistuu myös suuria tuottavuusvaatimuksia, joihin pyrimme vastaamaan Operaatio Kattilankannen avulla.

Operaatio Kattilankannen avulla organisaatio pyrkii vuoteen 2020 mennessä löytämään kolmen vaiheen aikana pysyviä vuotuisia taloudellisia kustannusrakenteen parannuksia kaikkiaan 15 miljoonan euron edestä. Näistä poliitikot valitsevat arvokeskustelujen pohjalta 10 miljoonan euron parannukset. Suurimman osan näistä taloudellisista parannuksista tulisi voida toteutua vuoteen 2017 mennessä. Ensimmäinen vaihe, joka on nyt päätöksentekovaiheessa, käsittää noin 140 suuruusluokaltaan vaihtelevaa ehdotusta. Toinen vaihe käynnistyy kuluvan syksyn aikana ja siinä tarkennamme ideoita, jotka eivät ehtineet mukaan ensimmäiseen vaiheeseen. Sekä ensimmäinen että toinen vaihe tähtäävät vuoteen 2017.

On tärkeää muistaa, että niin kauan kuin saavutamme asettamamme tavoitteet, meidän ei tarvitse lomauttaa eikä irtisanoa henkilöstöä taloudellisista syistä.

Kattilankannen kolmannessa vaiheessa keskitymme löytämään aivan uusia tapoja työskennellä Sipoon kunnassa. Tämän prosessin ohjaamiseksi johtoryhmä on strategiakokouksessaan sopinut tätä organisatorista muutosta koskevasta visiosta:

”Hallinto-organisaatiosta itseoppivaan asiantuntijaorganisaatioon”

Mitä tämä visio sitten tarkoittaa käytännössä?

Vuoteen 2020 mennessä rutiinityöt on automatisoitu niin pitkälle kuin se on tarkoituksenmukaista ja henkilöstö keskittyy vaativampiin tehtäviin ja toiminnan kehittämiseen. Informaatioteknologia ja toiminnan digitalisointi on nostettu tukitoiminnosta toiminnan kehittämisen strategiseksi välineeksi. Kuntalaisten kanssa käytävä vuoropuhelu on lisääntynyt ja muuttanut muotoaan. Asukkaathan ovat lähiympäristönsä asiantuntijoita. Myös verkostojemme (alihankkijat, omistajaohjaus, kolmas sektori, naapurikunnat jne.) yhteistyö ja ohjausinstrumentit ovat lisääntyneet voimakkaasti.

Vision toteuttaminen vaatii ajattelutapojemme, johtamisen ja työvälineiden muuttamista. Myös organisaatiokulttuuria tulee muuttaa matkan aikana. Kuinka pääsemme tavoitteeseen?

Tarvitsemme joka sektorille vuoteen 2020 ulottuvan selkeän tavoitteen, jonka sektorit itse ovat luoneet johtoryhmän antamissa puitteissa. Mutta jotta tästä ei tulisi liian ylivoimaista, tarvitaan myös selvä polku näiden sektorikohtaisten tavoitteiden saavuttamiseksi vuosittaisin askelin ja arviointi siitä, kuinka kullakin askeleella on onnistuttu. On tärkeää, että polun varrella saa erehtyä ja tehdä virheitä, kunhan vain tunnistaa virheensä ja korjaa nämä ”harha-askeleet”. Keskeistä on, että sekä henkilöstö että kuntalaiset ovat aktiivisesti mukana tässä kehittämistyössä. Tämän vuoksi meidän tulee myös kehittää palkitsemisjärjestelmiämme ja huomioida tavoitteet myös jokaisen rekrytoinnin yhteydessä.

Johtajuuden kannalta tämä tarkoittaa, että meidän tulee oppia johtamaan tulosten ja tavoitteiden kautta, eikä ajankäytön pohjalta. Meidän tulee myös oppia johtamaan muutosta prosessiajattelun ja projektiohjauksen kautta. Samalla meidän tulee saada parempi kuva kustannusrakenteestamme sekä selvät ja relevantit mittausarvot, joita seuraamme. Tarvitsemme myös nopeita menestyksen kokemuksia tämän kehityspolun varrella ja tämän vuoksi suurien tavoitteiden pilkkominen pienemmiksi ja konkreettisiksi askeliksi on hyvin tärkeää. Visiota sektorikohtaisine tavoitteineen voidaan mainiosti verrata elefantin syömiseen – pala kerrallaan.

Jos tämän muutoksen avulla voimme lisätä Sipoon kunnan tuottavuutta vaatimattomasti 5 %:lla, se merkitsee 6–7 milj. euroa ja se yhdessä Kattilankannen kahden ensimmäisen vaiheen kanssa tarkoittaisi, että tavoite olisi saavutettu.

Alla on kahdentoista kohdan lista toimenpiteistä, jotka ovat mahdollisia vision toteuttamiseksi. Nämä ovat vain esimerkkejä ja tiedän, että on olemassa paljon muita mahdollisia suurempia tai pienempiä toimenpiteitä, jotka auttavat eteenpäin muutoksen polulla. Toivon, että nämä esimerkit konkretisoivat sen, mitä me tarkoitamme organisaation visiolla ja kannustavat sekä henkilöstöä että kuntalaisia keksimään uusia organisaatiovision mukaisia ja tuottavuuttamme lisääviä parannusehdotuksia. Kuntalaiset voivat tehdä tämän kotisivustollamme klikkaamalla ”Anna palautetta” ja valitsemalla ”Operaaatio Kattilankansi”. Henkilöstö voi edelleenkin tehdä saman intranetti Sinetissä ideapankkimme kautta.

1. Ilmoitusasiat. Kuntalainen voi netin kautta toimittaa rakennusjärjestyksessä säädettyjä asioita ja suorittaa maksuja. Rutiiniasiat laitetaan automaattisesti nähtäville ja lupa saadaan nähtävilläoloajan päätyttyä. Ja tämä tapahtuu ilman että kunnan henkilökunta on manuaalisesti valvonut prosessia. Vain erityistapauksissa asia siirretään henkilökunnalle, joka sitten käsittelee asian. Automaattisen tarkastusprosessin algoritmeja ja ominaisuuksia kehitetään jatkuvasti.

2. Kotihoitoprosessi. Raportointi hoidetaan mobiililaitteilla, eivätkä työntekijät tarvitse toimistotiloja, sillä he voivat käyttää esim. koulujen sosiaalitiloja. Sensoriteknologia lisää kotihoidon asiakkaiden turvallisuutta ja hälytyksiä otetaan vastaan keskeisellä paikalla, josta henkilöstön lähtöjä koordinoidaan. Kolmas sektori, esim. vapaaehtoistyöntekijät ja seurakunnat, osallistuu hoitoprosessiin. Vapaaehtoistyön motivoimiseksi on kehitetty palkitsemisjärjestelmiä.

3. Sähköiset ajanvaraukset. Voi koskea kansalaisopiston kursseja, lääkäriaikojen peruutuksia ja muutoksia, uusien lääkäriaikojen varaamista, päivähoitoa, koulua jne. Lisäksi pankkikortilla ja luottokortilla tapahtuvat sähköiset maksut.

4. Virtuaalinen Sipoo, toimisi kuten ”omenahotelli” yhdistyksille. Sähköiset huonevaraukset, -maksut ja rakennusautomaatio kunnallisissa kiinteistöissä olemassa olevien tilojen käyttöasteen lisäämiseksi.

5. Kuntalainen voi itse hoitaa terveydenhuollon rutiinitarkastukset periaatteessa missä hyvänsä sertifioiduilla laitteilla. Tieto siirtyy terveysasemalle tai yhteistyökumppanille ja jos jotakin erityistä ilmenee, kuntalaiseen otetaan yhteyttä esim. lääkäriajan varaamiseksi.

6. Lähiympäristöstä huolehtiminen. Kuntalaiset voivat itse mobiililaitteella, kuten älypuhelimella tai tabletilla, raportoida ongelmista lähiympäristössään ja saada tietoa siitä, kuinka ongelma ratkaistaan. Kyseessä voi olla esim. sammunut katulamppu, tulviva maantierumpu tai lumenaurausongelmat. Kunnalla voi olla omaa henkilöstöä tai alihankkijoita, jotka hoitavat homman. Tämä mahdollistaa myös alihankkijoiden palvelun laadun valvonnan. Huoltoajoneuvoihin GPS.

7. Koulukuljetusten reittisuunnittelun automatisointi. Oppilaiden enemmistön osalta voidaan automaattisesti laskea, ketkä oppilaista ovat oikeutettuja koulukyytiin, samoin reitti ja mieluiten myös aika. Ajan määrittäminen vaatii sähköisen lukujärjestyksen liittämistä järjestelmään. Henkilöstö voi sen jälkeen käyttää aikaansa sellaisten oppilaiden auttamiseen, joilla on erityistarpeita. Kuntalaisille tarjotaan myös mahdollisuutta valita itse lapselle sopiva pysäkki. Tämä vaatii ja mahdollistaa myös lukujärjestyksen ja koulukuljetusten paremman koordinoinnin.

8. Sähköiset kokoukset. Kunta käyttää sähköisiä kokouksia organisaation sisällä ja organisaatioiden ja henkilöiden välillä (alihankkijat, kuntayhtymät, muut kunnat, asiakkaat). Noin puolet kaikista kokouksista pidetään sähköisesti.

9. eKirjasto. Itsepalvelukirjasto tiettyinä aikoina kirjaston aukioloaikojen lisäämiseksi. Aineistoa – lehtiä, aikakauslehtiä, e-kirjoja, musiikkia – voidaan enenevässä määrin lainata sähköisessä muodossa.

10. Kylä-SoMe (sosiaalinen media). Auttaa lisäämään kyläläisten yhteenkuuluvuutta ja yhteistyötä. Tietoa tapahtumista, tapahtumien ja tilaisuuksien järjestämistä, kuten kyläsiivous ja grillijuhla, tavaroiden ja palveluiden vaihtopörssi (esim. talkoot tai apu lomamatkan aikana). Yhteistyö kuntaorganisaation kanssa, mm. aloitteet, yhteiset projektit (esim. puistonpenkit, jotka voidaan rahoittaa myös lahjoituksilla), lähiympäristön suunnittelu, jolloin kunta vain päättää summasta.

11. Moderni palvelupiste. Kuntalaiset saavat jatkossa myös henkilökohtaista palvelua, mutta sen toteuttaminen muuttaa muotoaan. Kuntalaisen ei tarvitse välittää siitä, onko palveluntarjoaja kunta tai valtio. Myös turistit saavat palvelunsa samasta paikasta. Palvelupiste käsittää itsepalvelutiskejä, joissa on henkilökuntaa. Henkilökunta auttaa asukkaita käyttämään näitä itsepalvelutiskejä ja samalla henkilökunta vastaa jatkuvasta palvelukokemuksen parantamisesta.

12. Tutkivaa pedagogiikkaa kouluissa. Lasten käytettävissä on monipuolista sähköistä opetusmateriaalia, esim. matematiikan, luonnontieteiden ja kielten alalta. Opetusmetodiikassa keskitytään tiedon kriittiseen etsintään ja päätelmien tekemiseen suuresta informaatiotulvasta. Verkostoitunutta ongelmanratkaisua ulkoluvun sijaan. Koulu antaa opetusmateriaalit vain sähköisessä muodossa (ei kirjoja).

Lähettäjä
04.09.2014
Viimeksi muokattu
04.09.2014